Sådan leder og motiverer du frivillige medarbejdere

»Jeg er nok lidt bange for at støde nogle af de frivillige medarbejdere fra mig, bange for at de simpelthen skal smutte, hvis jeg sætter for klare rammer op, og hvis jeg for tydeligt siger, hvad de skal«.

Sådan lyder det fra Christian Sophus Ehlers, direktør i nødhjælpsorganisationen Mercy Ships Danmark, der blandt andet sender hospitalsskibe til nogle af verdens fattigste lande.
Som chef for en lille NGO har Christian Sophus Ehlers kun 4-5 fastansatte medarbejdere, og han er derfor helt afhængig af de 6-7 personer, der arbejder gratis som frivillig arbejdskraft. 

De frivillige er en kæmpe gave for Mercy Ships Danmark, der ene og alene finansieres af donationer. Men også en stor ledelsesmæssig udfordring. For hvordan sikrer man sig som leder, at de ikke bare forlader arbejdspladsen fra den ene dag til den anden? 

»De kommer jo af egen fri vilje, og jeg kan mærke, at det udfordrer min tilgang som leder. Jeg føler, at jeg skal lægge lidt bånd på mig selv i min ledelse af de frivillige, fordi der ikke er den samme implicitte forståelse af rollen, som der er med de fastansatte, hvor der jo er et formelt ansættelsesforhold,« siger Christian Sophus Ehlers i podcasten Lederskabet, hvor ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt hjælper ledere med at få løst et problem eller et dilemma – til inspiration for andre ledere, der måske står med samme problem.

Frygter at støde de frivillige fra sig

I podcasten forklarer NGO-direktøren, at de frivillige løser en bred pallette af opgaver. Nogle hjælper med forefaldende arbejde. Andre påtager sig mere komplekse akademiske opgaver, og bistår med alt fra oversættelse til strategiarbejde. 

»Nogle møder op fysisk, men der er også nogle, der kun arbejder frivilligt hjemmefra digitalt, og for eksempel laver konsulentopgaver og digital annoncering. Så det er et meget bredt felt, jeg skal lede,« siger Christian Sophus Ehlers.

Fælles for alle de frivillige er, at Christian Sophus Ehlers synes, at han har svært ved at stille alt for tydelige og skrappe krav til dem af frygt for at støde dem fra sig.
»Jeg har da tænkt ved mig selv, at hvis de stikker af en dag, så står jeg med et problem,« siger han.

Udfordringen med at lede frivillige er en problemstilling, som ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt er blevet præsenteret for mange gange før. Helt grundlæggende er det hans erfaring, at mange ledere, der leder frivillige, er lidt for berøringsangste, og lidt for bange for at gå til dem. 

»Mange ledere af frivillige antager, at de skal passe på med at være for kontante i deres udmeldinger, fordi det er frivillige medarbejdere, og tror, at de skal lade være med at stille for skrappe krav til dem, fordi de er bange for, at de taber motivationen og forlader arbejdspladsen,« siger Michael Uhrenholt i Lederskabet.

Også frivillige skal ledes

Ifølge Michael Uhrenholt skal man som leder passe på med at skelne for meget mellem fastansatte og frivillige.

»Som en dygtig medarbejder på arbejdsmarkedet er du jo egentlig også frivillig. Du har selv indgået en kontrakt med din arbejdsgiver, og det står dig frit for at finde et andet arbejde i morgen,« siger Michael Uhrenholt.

Hans råd til Christian Sophus Ehlers er derfor, at han ikke længere skal tilpasse sine lederadfærd afhængigt af, om det er en fastansat eller frivillig medarbejder, han har med at gøre. Også de frivillige har brug for – og krav på – at blive ledt.

»Jeg vil opfordre dig til bare at være den, du nu engang er som leder. Det er oftest det, der virker bedst. Vi kan jo mærke på hinanden, om vi hviler i os selv. Det handler om at være ægte og personlig, og om at opdyrke det relationelle. Jo mere de er knyttet til dig som øverste chef, jo større chance er der for, at de bliver hos dig over længere tid,« siger Michael Uhrenholt og tilføjer:

»Uanset om det er frivillige eller fastansatte, så ønsker de en leder, de let kan aflæse, og som de kan koble sig på og som udstikker en klar retning«.

Stil målbare krav

Michael Uhrenholt opfordrer samtidig NGO-chefen til at begynde at stille målbare krav til de frivillige medarbejdere – helt på linje med de KPI’er, som de fastansatte i Mercy Ships Danmark skal leve op til.

»Det vil være helt oplagt at sætte nogle klare og tydelige krav op - kald dem gerne KPI’er – hvor du definerer nogle mål for de frivillige, og holder dem op på, om de lykkes med at nå dem. Når det handler om at indgyde tillid og tryghed, er der rigtig mange parametre i spil. Det er ikke altid bare at være rar og flink og imødekommende. Nogle gange er det også at sætte nogle klare rammer og krav,« siger Michael Uhrenholt.

En anden vigtig pointe fra Michael Uhrenholt er en opfordring til at arbejde mere målrettet med kompetenceudvikling af de frivillige. Dels igennem egentlig efteruddannelse. Dels igennem styrkebaseret ledelse, hvor chefen hjælper de frivillige med at afdække iboende styrker, der kan opdyrkes.

»Det er en kæmpe fordel at arbejde med menneskers iboende styrker. Det er meget lettere for dig som chef og for dine ansatte at arbejde ud fra det, fordi man får et dybere kendskab til hinanden. Og hvis du hjælper de frivillige med at forløse egne styrker og potentialer, kan det give dem et incitament til både at påtage sig mere ansvar og blive længere på arbejdspladsen,« siger Michael Uhrenholt.

Misforstået hensyn

Efter sparringen i Lederskabet har Christian Sophus Ehlers fået nogle meget konkrete bud på, hvad han kan begynde at arbejde med i Mercy Ships Danmark. Og det bliver en markant anden tilgang end hidtil, siger han:

»Jeg skal sådan set vende alt det, jeg selv havde tænkt helt på hovedet. Jeg kan se, at jeg har været alt for berøringsangst, og at det er et misforstået hensyn, jeg har taget. Jeg skal jo faktisk bare gå til den og sætte retning. Og det vil have den modsatte effekt af det, jeg havde frygtet. Det vil ikke skubbe dem væk, hvis jeg giver for faste rammer, det vil snarere give dem en tryghed,« konstaterer Christian Sophus Ehlers.

Vil stille målbare krav

NGO-direktøren vil også begynde at arbejde mere metodisk med efteruddannelse og videreudvikling af de frivillige medarbejdere. 

»Vi arbejder med kompetenceudvikling i forhold til de almindelige medarbejdere, men vi gør slet ikke nok for de frivillige,« siger Christian Sophus Ehlers.

Han vil også arbejde med at styrke sin tydelighed omkring rammerne for den frivillige indsats, herunder begynde at stille nogle krav til de frivillige, som der kan måles og evalueres på.

»Jeg vil give de frivillige en klarhed omkring, hvad de skal opnå og hvad der forventes af dem. Så kan vi arbejde med tingene i form af coaching, hvis det ikke lykkes, og øge målene, hvis de bliver opfyldt,« siger Christian Sophus Ehlers og tilføjer: 

»Efter den her samtale er jeg blevet meget mere afklaret, end jeg hidtil har været, omkring den ledelsesrolle, jeg skal påtage mig over for de frivillige medarbejdere«.