Få fat i den rigtige medarbejder og undgå dyre fejlansættelser

11. december 2020

Når du skal ansætte en ny medarbejder, skal du gøre det fuldstændig klart, hvad du søger, og hvad du kan tilbyde. Det kræver, at du tager dig tiden til at blive skarp på jobbets DNA – og styrer uden om jobannonceflosklerne.

susanne vigsø grøn, rekruttering, ansættelse, jobdk, dkjob, ledelse, lederstof, lederne, dkledelse
Gå til Action card
Det er helt afgørende for produktiviteten, resultaterne og arbejdsmiljøet på arbejdspladsen at finde den rigtige medarbejder, men rekruttering er en både dyr, tung og tidskrævende proces. Det er til gengæld med sikkerhed endnu dyrere, tungere og mere tidskrævende at ansætte den forkerte medarbejder.

Ifølge jobportalen Jobindex er det ikke ualmindeligt, at en fejlansat medarbejder med en månedsløn på 30.000 kroner på fire måneder kan løbe op i en udgift på 350.000-400.000 kroner, hvis man medregner oplæring, personalegoder og indkøb af udstyr til medarbejderen. Så hvordan sikrer du dig, at du får krogen i de rigtige ansøgere i første runde?

Janne Persson har en lang karriere fra erhvervslivet inden for HR med blandt andet ansvar for rekruttering og har for nylig udgivet bogen Den refleksive rekrutteringsspecialist. Hun giver her sine gode råd til at få fat i den helt rigtige medarbejder.

Kom godt fra start

Du skal skrive en jobannonce, der giver ansøgeren lyst til at søge jobbet. Det lyder banalt, men upræcise og intetsigende floskler præger i stor stil de 25-30.000 jobannoncer, der lige nu er online:

»Vi er et dynamisk team af medarbejdere, som arbejder i et uformelt miljø«, »Vil du gerne arbejde i en virksomhed med højt til loftet?« eller »Som person trives du med at arbejde selvstændigt, men er samtidig nysgerrig, udadvendt og opsøgende i dit samarbejde med andre«.

Hvad betyder det egentlig helt konkret? Problemet med floskler og klichéer er, at de kan dække over næsten hvad som helst og dermed ikke giver potentielle ansøgere et konkret billede af, hvad det er, du tilbyder.

Hvis du i stedet laver en grundig foranalyse og gør dig klart, hvad du mener med »højt til loftet« eller »et uformelt miljø«, så kan du meget bedre ramme en potentiel ansøger, der matcher jobbets og virksomhedens DNA.

Janne Persson råder derfor til at skabe ro og tid til processen.

»Skab gode rammer for, at de medarbejdere, der mangler en kollega, kan passe deres arbejde uden for megen stress eller pres i rekrutteringsperioden. Skab overblik og tydelige prioriteringer – måske skal der midlertidigt ændres på opgavefordelingen«.

»Det giver dig som leder den fornødne tid til en god rekrutteringsproces«, fortæller hun.

Fem floskler, som går igen i jobannoncer

  1. »Du kan holde mange bolde i luften«.
  2. »Du kan arbejde både selvstændigt og i et team«.
  3. »Du ser muligheder/udfordringer frem for begrænsninger«.
  4. »Du er selvkørende«.
  5. »Du er en dygtig netværker«.
Fold ud

Lav en jobanalyse

Når du ansætter, har du brug for at udforske, hvad der skal til for at lykkes i et givent job. Brug derfor tid på at undersøge, hvad jobbet egentlig kræver, og tænk kreativt i forhold til, hvilke kandidater du forestiller dig vil matche jobbet, råder Janne Persson.

»Lav en grundig foranalyse, som udfordrer din vanetænkning om, hvem du skal ansætte. Du har brug for kreativitet for at kunne skabe den diversitet i ansøgerfeltet, som i sidste ende vil være med til at øge mængden af kvalificerede ansøgere, som du gerne vil i dialog med. En god foranalyse er derfor en investering i at finde det rette match mellem job, leder og kandidat«, siger Janne Persson.

Formålet med foranalysen er, at du som leder stiller en række relevante spørgsmål, der afdækker jobindholdet og de rammer, som jobbet skal udføres i, og som tager højde for udfordringer og opgaver, der på sigt kan opstå og have betydning for jobbet.

»I foranalysen skal du involvere de personer, der har kendskab til jobbet. Spørg kollegaer til den kommende medarbejder, hvad jobbet består i, og hvilke kompetencer der er vigtige, eller bed for eksempel én af dem om at skrive dagbog i en periode«, siger Janne Persson.

Er der tale om et helt nyt job, der skal designes, må du skabe processer, der kan sætte gang i kreativiteten.

Bliv skarp på jobbets DNA

Der er meget ofte flere perspektiver på et job, og derfor er det vigtigt at involvere alle relevante personer, der har kendskab og snitflader til jobbet.

Som leder kan du eksempelvis have en opfattelse af, at du har brug for en meget resultatorienteret og målrettet medarbejder, men via foranalysen bliver du klar på, hvorfor målrettethed er vigtig.

»Man finder ind til jobbets DNA«, pointerer Janne Persson og fortæller, at foranalysen skal lede frem til, at du får beskrevet og dokumenteret, hvad det er for kompetencer, du søger.

»Med afsæt i en kompetenceprofil bliver du i stand til at skrive en god jobannonce, der ikke indeholder klichéer og floskler, da du nu kan forklare og begrunde, hvorfor du søger efter specifikke kompetencer«, uddyber hun.

Kend målgruppen

Ud over et indgående kendskab til jobbet, handler en god jobannonce også om at formidle jobbet på en måde, så det appellerer til den eller de målgrupper, du henvender dig til. Derfor er det vigtigt at kende til målgruppen.

»Du kan med fordel inddrage relevante personer fra målgruppen i annonceudformningen og få deres vurdering af, hvordan jobbet formidles meningsfuldt og relevant til dem«, fortæller Janne Persson.

Det kan eksempelvis handle om, hvilket udviklingspotentiale der betyder mest for målgruppen, eller hvilken virksomhedskultur der er attraktiv for dem.

»Den viden, som du får via din foranalyse, er vigtig for, at du kan formulere den gode jobannonce, som rammer målgruppen, og som siger meget mere om jobbet og arbejdspladsen end de klichéer, der kan have tendens til at snige sig ind i jobannoncer«, siger Janne Persson.

Lav den rigtige jobannonce

Med din foranalyse, din afdækning af jobbets DNA og kendskab til målgruppen er du ved at være klar til at udforme din jobannonce.

Og her er det også vigtigt at skabe en balance, så du ikke kun opstiller dine ønsker og krav, men også formidler, hvad virksomheden tilbyder.

»En jobannonce er en del af virksomhedens employer brand. Det er vigtigt som virksomhed at have ”selvindsigt”. Det vil sige at forstå og formidle, hvad det er for elementer, der gør ens organisation til en unik og attraktiv arbejdsplads«, forklarer Janne Persson.

Hun råder også til at overveje formatet, eller om der er alternativer til den traditionelle jobannonce.

»Måske vil en video være et godt supplement eller alternativ. Det kan give ansøgerne et reelt indblik i virksomheden, hvis eksempelvis virksomhedens medarbejdere i en video sætter lyd og billede på jobbet og organisationen«, fortæller hun.

Et jobopslag med personlighed giver ansøgere med personlighed

Det kan måske fremstå som en meget lang proces for at skrive en enkelt jobannonce. Men ifølge Michael Winther-Rasmussen er det tiden værd.

Han er i dag selvstændig rådgiver og coach for virksomheder og ledere og var indtil sidste efterår kommunikationschef på ZBC, hvor han eksperimenterede med at skrive anderledes jobopslag.

»Jeg skrev jobopslag, der var langt mere værdiladet, som beskrev, hvilken type mennesker vi var, og hvilken type menneske vi søgte, og som beskrev hverdagen. Værktøjer, programmer og arbejdsgange kan læres, men personligheden og integriteten har en ny medarbejder med sig, og det er der, man skal ramme rigtigt«, fortæller han og tilføjer:

»Og det, jeg oplevede, var, at jeg fik en helt anden type ansøgninger. Jeg fik langt flere ansøgninger, hvor jeg kunne mærke mennesket bag. Pludselig begyndte ansøgerne at fortælle om sig selv og deres personlighed på en måde, hvor jeg virkelig kunne mærke, hvem de var, allerede i deres ansøgning«.

Flere ansøgere i røret

Noget af det, der også skete, var, at langt flere potentielle ansøgere ringede for at spørge ind til arbejdspladsen og jobbet.

»Det var en tidsrøver af rang. Jeg tror, at jeg sammenlagt brugte i hvert fald et sted mellem en halv og en hel arbejdsuge på de samtaler. Men det var så godt givet ud«, fortæller Michael Winther-Rasmussen.

Han fortæller, at de mange telefonsamtaler gav ham en unik mulighed for at starte castingen allerede der.

»De snakke, jeg fik med de kommende ansøgere, gav mig et helt andet udgangspunkt, da vi skulle i gang med jobsamtalerne, fordi vi allerede var kommet meget langt«, fortæller han.

Netop fordi så mange ringede og spurgte ind til jobbet, var det ekstra vigtigt, at han på forhånd havde brugt tid på at gøre sig helt klart, hvad det var for en arbejdsplads, han kunne tilbyde de kommende ansøgere.

»Hvis du som leder sætter dig grundigt ind i det, så kan du også stå på mål for det, når kommende ansøgere begynder at ringe, og når der bliver stillet spørgsmål ved jobsamtalen – og det bliver du gladere af«, forklarer Michael Winther-Rasmussen og siger:

»Desuden skal man jo huske, at mange af de dygtige, potentielle ansøgere, du godt vil have fat i, sidder derude i et godt, fast arbejde, og de skal helst kunne se sig selv forlade det for at komme over i din virksomhed«.

»Det gør de jo ikke, hvis der bare står en lang række floskler om, at man tilbyder højt til loftet, fleksible arbejdstider og en travl arbejdsdag med mange bolde i luften. For det har de sikkert i forvejen. Du skal præsentere, hvordan deres hverdag bliver, når de kommer over til dig, for så kan de sammenligne med det, de har i forvejen«, fortæller han.

Det betaler sig

Michael Winther-Rasmussen er ikke et øjeblik i tvivl om, at det kan betale sig at investere ekstra tid og gøre sig umage med at komme godt ud over rampen, når du skal have fat i en ny medarbejder.

»Det er for dyrt ikke at gøre det. Det er dyrt at caste en forkert medarbejder, for hele ansættelsesprocessen koster tid og dermed penge. Hele opstarten, oplæringen og perioden, hvor de øvrige medarbejdere skal integrere deres nye kollega, koster tid og penge«.

»Hvis vedkommende så stopper efter tre eller seks måneder, fordi det var et dårligt match, er det spildt, og du skal begynde forfra«, fortæller han.

Og så har det endnu en fordel at skrive nærværende og bemærkelsesværdige jobopslag ifølge Michael Winther-Rasmussen.

»Jeg bliver stadig den dag i dag kontaktet af nogle af dem, jeg talte med dengang, som spørger ind til virksomheden og kulturen i virksomheden. Så det er helt sikkert noget, der har lagret sig i mange af dem, der følte sig ramt af opslaget. Og de vil helt sikkert søge igen, når der kommer et nyt opslag«.

»På den måde er du med ét jobopslag allerede i gang med rekrutteringsprocessen til det næste ledige job«, afslutter Michael Winther-Rasmussen.

Action Card

Den gode rekrutteringsproces

  1. Erkend, at det tager lang tid, og sæt tiden af til det.
  2. Smid tidligere jobannoncer i skraldespanden og begynd på en frisk.
  3. Tag skyklapperne af og drop vanetænkning i forhold til, hvem du kan forestille dig i jobbet.
  4. Lav en jobanalyse – få overblik over opgaverne og kortlæg krav til kompetencer.
  5. Få kendskab til målgruppens prioriteter og ønsker – interview for eksempel øvrige medarbejdere.
  6. Overvej, om video eller andet kan være et godt supplement eller alternativ til jobannoncen.
  7. Brug din viden fra analysen i jobannoncen – vær konkret i forhold til, hvorfor nogle kompetencer er særligt vigtige.
  8. Skab balance imellem, hvad du søger, og hvad du kan tilbyde.
I din indbakke Konkrete værktøjer og viden om ledelse

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag ugentlig inspiration, værktøjer, portrætter, kurser og guides.

Luk
I din indbakke Konkrete værktøjer og viden om ledelse

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag ugentlig inspiration, værktøjer, portrætter, kurser og guides.