Christian Sophus Ehlers leder til dagligt frivillige
Når direktør i nødhjælpsorganisationen Mercy Ships Denmark Christian Sophus Ehlers til dagligt leder sine frivillige medarbejdere, er det med frygten om, at han støder dem væk, hvis han sætter for tydelige og skrappe krav. Foto: Jakob Helbig
Lederskabet

Sådan leder og motiverer du frivillige medarbejdere

19. januar 2022

Frivillige medarbejdere kan smutte fra den ene dag til den anden. Men det betyder ikke, at du som leder skal være berøringsangst overfor at stille krav til dem. I Lederskabet får Christian Sophus Ehlers gode råd om både at motivere – og kræve mere – af frivillig arbejdskraft.

Gå til Action card

»Jeg er nok lidt bange for at støde nogle af de frivillige medarbejdere fra mig, bange for at de simpelthen skal smutte, hvis jeg sætter for klare rammer op, og hvis jeg for tydeligt siger, hvad de skal«.

Sådan lyder det fra Christian Sophus Ehlers, direktør i nødhjælpsorganisationen Mercy Ships Danmark, der blandt andet sender hospitalsskibe til nogle af verdens fattigste lande.
Som chef for en lille NGO har Christian Sophus Ehlers kun 4-5 fastansatte medarbejdere, og han er derfor helt afhængig af de 6-7 personer, der arbejder gratis som frivillig arbejdskraft. 

De frivillige er en kæmpe gave for Mercy Ships Danmark, der ene og alene finansieres af donationer. Men også en stor ledelsesmæssig udfordring. For hvordan sikrer man sig som leder, at de ikke bare forlader arbejdspladsen fra den ene dag til den anden? 

»De kommer jo af egen fri vilje, og jeg kan mærke, at det udfordrer min tilgang som leder. Jeg føler, at jeg skal lægge lidt bånd på mig selv i min ledelse af de frivillige, fordi der ikke er den samme implicitte forståelse af rollen, som der er med de fastansatte, hvor der jo er et formelt ansættelsesforhold,« siger Christian Sophus Ehlers i podcasten Lederskabet, hvor ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt hjælper ledere med at få løst et problem eller et dilemma – til inspiration for andre ledere, der måske står med samme problem.

Christian Sophus Ehlers leder til dagligt frivillige
Christian Sophus Ehlers er bange for at støde sine frivillige medarbejdere fra sig: »Jeg har da tænkt ved mig selv, at hvis de stikker af en dag, så står jeg med et problem«.  Foto: Jakob Helbig

Frygter at støde de frivillige fra sig

I podcasten forklarer NGO-direktøren, at de frivillige løser en bred pallette af opgaver. Nogle hjælper med forefaldende arbejde. Andre påtager sig mere komplekse akademiske opgaver, og bistår med alt fra oversættelse til strategiarbejde. 

»Nogle møder op fysisk, men der er også nogle, der kun arbejder frivilligt hjemmefra digitalt, og for eksempel laver konsulentopgaver og digital annoncering. Så det er et meget bredt felt, jeg skal lede,« siger Christian Sophus Ehlers.

Fælles for alle de frivillige er, at Christian Sophus Ehlers synes, at han har svært ved at stille alt for tydelige og skrappe krav til dem af frygt for at støde dem fra sig.
»Jeg har da tænkt ved mig selv, at hvis de stikker af en dag, så står jeg med et problem,« siger han.

Udfordringen med at lede frivillige er en problemstilling, som ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt er blevet præsenteret for mange gange før. Helt grundlæggende er det hans erfaring, at mange ledere, der leder frivillige, er lidt for berøringsangste, og lidt for bange for at gå til dem. 

»Mange ledere af frivillige antager, at de skal passe på med at være for kontante i deres udmeldinger, fordi det er frivillige medarbejdere, og tror, at de skal lade være med at stille for skrappe krav til dem, fordi de er bange for, at de taber motivationen og forlader arbejdspladsen,« siger Michael Uhrenholt i Lederskabet.

Michael Uhrenholdt er ledelsesrådgiver i Lederne

Michael Uhrenholt

Michael Uhrenholt er en del af rådgiverteamet i Ledelse, Ledernes enhed for sparring og rådgivning af ledere.

Han har særligt kompetencer inden for blandt andet lederudvikling og rekruttering og har været hos Lederne siden 2007.

Som medlem af Lederne kan du få gratis rådgivning af Michael og hans kolleger.

Fold ud

Også frivillige skal ledes

Ifølge Michael Uhrenholt skal man som leder passe på med at skelne for meget mellem fastansatte og frivillige.

»Som en dygtig medarbejder på arbejdsmarkedet er du jo egentlig også frivillig. Du har selv indgået en kontrakt med din arbejdsgiver, og det står dig frit for at finde et andet arbejde i morgen,« siger Michael Uhrenholt.

Hans råd til Christian Sophus Ehlers er derfor, at han ikke længere skal tilpasse sine lederadfærd afhængigt af, om det er en fastansat eller frivillig medarbejder, han har med at gøre. Også de frivillige har brug for – og krav på – at blive ledt.

»Jeg vil opfordre dig til bare at være den, du nu engang er som leder. Det er oftest det, der virker bedst. Vi kan jo mærke på hinanden, om vi hviler i os selv. Det handler om at være ægte og personlig, og om at opdyrke det relationelle. Jo mere de er knyttet til dig som øverste chef, jo større chance er der for, at de bliver hos dig over længere tid,« siger Michael Uhrenholt og tilføjer:

»Uanset om det er frivillige eller fastansatte, så ønsker de en leder, de let kan aflæse, og som de kan koble sig på og som udstikker en klar retning«.

Christian Sophus Ehlers leder til dagligt frivillige
Ledelsesrådgiver Michael Uhrenholt opfordrer Christian Sophus Ehlers til at stille målbare krav for de frivillige og samtidig at arbejde målrettet med kompetenceudvikling af dem.  Foto: Jakob Helbig

Stil målbare krav

Michael Uhrenholt opfordrer samtidig NGO-chefen til at begynde at stille målbare krav til de frivillige medarbejdere – helt på linje med de KPI’er, som de fastansatte i Mercy Ships Danmark skal leve op til.

»Det vil være helt oplagt at sætte nogle klare og tydelige krav op - kald dem gerne KPI’er – hvor du definerer nogle mål for de frivillige, og holder dem op på, om de lykkes med at nå dem. Når det handler om at indgyde tillid og tryghed, er der rigtig mange parametre i spil. Det er ikke altid bare at være rar og flink og imødekommende. Nogle gange er det også at sætte nogle klare rammer og krav,« siger Michael Uhrenholt.

En anden vigtig pointe fra Michael Uhrenholt er en opfordring til at arbejde mere målrettet med kompetenceudvikling af de frivillige. Dels igennem egentlig efteruddannelse. Dels igennem styrkebaseret ledelse, hvor chefen hjælper de frivillige med at afdække iboende styrker, der kan opdyrkes.

»Det er en kæmpe fordel at arbejde med menneskers iboende styrker. Det er meget lettere for dig som chef og for dine ansatte at arbejde ud fra det, fordi man får et dybere kendskab til hinanden. Og hvis du hjælper de frivillige med at forløse egne styrker og potentialer, kan det give dem et incitament til både at påtage sig mere ansvar og blive længere på arbejdspladsen,« siger Michael Uhrenholt.

Misforstået hensyn

Efter sparringen i Lederskabet har Christian Sophus Ehlers fået nogle meget konkrete bud på, hvad han kan begynde at arbejde med i Mercy Ships Danmark. Og det bliver en markant anden tilgang end hidtil, siger han:

»Jeg skal sådan set vende alt det, jeg selv havde tænkt helt på hovedet. Jeg kan se, at jeg har været alt for berøringsangst, og at det er et misforstået hensyn, jeg har taget. Jeg skal jo faktisk bare gå til den og sætte retning. Og det vil have den modsatte effekt af det, jeg havde frygtet. Det vil ikke skubbe dem væk, hvis jeg giver for faste rammer, det vil snarere give dem en tryghed,« konstaterer Christian Sophus Ehlers.

Christian Sophus Ehlers leder til dagligt frivillige
»Jeg vil give de frivillige en klarhed omkring, hvad de skal opnå og hvad der forventes af dem. Så kan vi arbejde med tingene i form af coaching, hvis det ikke lykkes, og øge målene, hvis de bliver opfyldt,« siger Christian Sophus Ehlers i Lederskabet.  Foto: Jakob Helbig

Vil stille målbare krav

NGO-direktøren vil også begynde at arbejde mere metodisk med efteruddannelse og videreudvikling af de frivillige medarbejdere. 

»Vi arbejder med kompetenceudvikling i forhold til de almindelige medarbejdere, men vi gør slet ikke nok for de frivillige,« siger Christian Sophus Ehlers.

Han vil også arbejde med at styrke sin tydelighed omkring rammerne for den frivillige indsats, herunder begynde at stille nogle krav til de frivillige, som der kan måles og evalueres på.

»Jeg vil give de frivillige en klarhed omkring, hvad de skal opnå og hvad der forventes af dem. Så kan vi arbejde med tingene i form af coaching, hvis det ikke lykkes, og øge målene, hvis de bliver opfyldt,« siger Christian Sophus Ehlers og tilføjer: 

»Efter den her samtale er jeg blevet meget mere afklaret, end jeg hidtil har været, omkring den ledelsesrolle, jeg skal påtage mig over for de frivillige medarbejdere«.

Action Card

Her er Michael Uhrenholts 4 bedste råd om at lede frivillige:

  1. Stå ved hvem du er som leder. Husk at agere ud fra det, du selv synes er vigtigt. Vær den du er og stå ved din ledelse, uanset om det er fastansatte eller frivillige, du har at gøre med.
  2. Frivillige skal også ledes. Lad være med at være berøringsangst over at lede frivillige af frygt for at skubbe dem fra dig. Frivillige forventer også – og har krav på – ledelse.
  3. Sæt retning og indfør klare mål. For alle medarbejdere er det vigtigt at kende de overordnede mål for organisationen. Du skal som leder nedbryde de overordnede mål på individ-niveau, så den enkelte medarbejder ved, hvad de skal leve op til og levere – uanset om de er fastansatte eller frivillige.
  4. Husk at udvikle de frivillige. Mange glemmer det, men det er vigtigt at sørge for, at også de frivillige medarbejdere bliver kompetenceudviklet. Gør det gerne med udgangspunkt i, hvad den frivillige i særlig grad bliver motiveret af. Det kan hjælpe dig til at holde den frivillige i organisationen i længere tid.

Relaterede artikler:

Lasse Stær Hoffmeyer snakker med en ansat på Famlys kontor
Lederskabet

»Det værste, du kan gøre som mellemleder, er altid at sige ja«

Hvis du ikke af og til siger nej til den øverste ledelse, ender du som mellemleder med at miste troværdighed over for dit team og risikerer at brænde ud eller i værste fald gå ned med stress.
25 min.
Søren Bygbjerg er chef for DR P3. Foto: Christian Als
Lederskabet

DR-chef tabte en tot hår af overbelastning, da han steg i graderne: »Det var et kæmpe wake up call«

28 min.
Christel Teglers sidder i en lænestol på kontoret
LEDERSKABET

Sådan tager du et opgør med en alt for hård performancekultur

Advokater i de store advokathuse bliver bedømt på timer og indtjening, men de traditionelle KPI’er skræmmer de nyuddannede væk. I podcasten Lederskabet får Christel Teglers konkrete bud på, hvordan hun som partner i Kromann Reumert kan arbejde med at indføre nye værdier, der kan tiltrække og fastholde de unge i faget.
21 min.
Portræt af Dorte Dahl
LEDERSKABET

Sådan håndterer du yngre medarbejderes ønske om mere fleksibilitet

Chefjordemoder Dorte Dahl er både irriteret og provokeret over, at især hendes yngre ansatte kræver mere fleksible arbejdstider. I podcasten Lederskabet får hun nogle konkrete bud på, hvordan hun kan komme medarbejderne i møde – og samtidig sikre, at der altid er jordemødre nok på arbejde.
22 min.
Søren Bak-Jensen er direktør på Arbejdermuseet
Lederskabet:

Sådan får du medarbejderne med dig, når der er behov for forandringer

Corona-krisen har ramt Arbejdermuseet hårdt og der er både brug for nye kommercielle aktiviteter og en anden organisering. I Lederskabet får museumsdirektør Søren Bak-Jensen nogle konkrete bud på, hvordan han kan motivere medarbejderne til at tage del i – og ansvar for - de nødvendige forandringer.
9 min.
Jane Sandberg
Lederskabet

Sådan undgår du at gå i boomer-fælden som leder

Jane Sandberg kan som 55-årig leder føle, at det er en udfordring at holde trit med den yngre generation, der kommer med et andet værdisæt og nye krav til arbejdspladsen. I Lederskabet får hun nogle konkrete bud på, hvordan hun kan håndtere generationskløften.
25 min.
I din indbakke Konkrete værktøjer og viden om ledelse

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag ugentlig inspiration, værktøjer, portrætter, kurser og guides.

Luk
I din indbakke Konkrete værktøjer og viden om ledelse

Tilmeld dig vores nyhedsbrev og modtag ugentlig inspiration, værktøjer, portrætter, kurser og guides.