Et opgør med ineffektive møder blev et skridt på vejen til fire-dages arbejdsuger

Casper Aaen afbryder sig selv kort inde i telefonsamtalen: 

»Jeg kan tale nonstop om det her i lang tid, men bare sig til undervejs, hvis noget ikke giver mening.«

Han er COO i PanzerGlass og er i gang med at forklare, hvordan virksomheden, der producerer skærmbeskyttelse til blandt andet telefoner og computere, har ændret mødekulturen. Ændringer, der betyder, at han – her en torsdag eftermiddag - kun er to en halv time fra at kunne forlade hovedkontoret i Søften uden for Aarhus for at gå på weekend. Alle de 180 ansatte på verdensplan, heraf 70 i det danske hovedkvarter, har fri hver anden fredag. Og det sker uden, at de er gået ned i løn, uden at der bliver arbejdet ekstra timer andre dage og uden, at det er gået ud over resultaterne. De færre timers arbejde har krævet højere effektivitet, og her spiller det en afgørende rolle, at PanzerGlass i sommeren 2022 gik målrettet i gang med at holde færre og kortere møder.

»Der blev brugt ekstremt meget tid på møder, hvilket i nogle tilfælde kan være nyttigt, men andre gange måske det modsatte,« siger Casper Aaen.

Han er ikke alene med den vurdering. I en rundspørge fra Lederne blandt 2.210 medlemmer svarer kun hver fjerde deltager ubetinget ja til, at de ressourcer, der bliver brugt på interne og eksterne møder, står mål med udbyttet.

Det var den type overvejelser, der gjorde, at ledelsesgruppen i PanzerGlass begyndte at undersøge, hvad der fandtes af materiale om bedre mødekultur, og ud fra det blev en plan stykket sammen. Nærmere bestemt en række regler og anbefalinger, der med tiden er blevet finpudset alt efter, hvad der fungerede godt og mindre godt. I dag er der syv regler - og de står helt konkret på væggen i hvert mødelokale - samt seks anbefalinger.

Medarbejderne støder helt konkret på de nye rutiner, når de vil booke et møde i Outlook. Tidligere var en varighed på 30 eller 60 minutter standard, men det blev ændret til 25 og 50 minutter, som en anbefaling til at skære i tiden. Det var bare ét af de konkrete skridt, der blev taget.

Forberedelsen
Medarbejderne gør især brug af to tiltag, der skal effektivisere møderne: At holde møderne på de 25 eller 50 minutter, der bliver lagt op til, når de booker et møde samt at sende en klar dagsorden ud, når de beder kolleger om at møde op eller sidde klar online. Er det stadig uklart for nogle af de indkaldte, hvorfor de skal deltage, har de pligt til at give besked til mødeindkalderen for at få en præcisering. Derudover skal personen, der indkalder til mødet sende et pre-read, hvis det er nødvendigt, at deltagerne læser op på det materiale, der vil blive præsenteret på mødet. 

»Man kender jo godt det der med at sidde til et møde, hvor nogen slavisk gennemgår et Excel-ark bid for bid. Men det er jo et vanvidsprojekt, hvis folk ikke har haft mulighed for at sætte sig ind i det på forhånd. Hvis de har haft mulighed for at se på det inden mødet, kan de bedre bearbejde det og forberede spørgsmål, hvis der er noget, de ikke forstår,« siger Casper Aaen.

Trial & error
Undervejs har det været nødvendigt med tilpasninger, for ikke alle tiltag fungerede i praksis. Blandt andet en regel om, at man kun tog computer med til et møde, hvis man skulle bruge den til en præsentation. Alle andre skulle gemme computere og telefoner af vejen. Resultatet blev, at deltagerne tog noter på papir og bagefter brugte tid på at skrive dem ind i computeren.

»Vi var nødt til at være mere pragmatiske,« siger Casper Aaen. »Det kan jo for eksempel også være, at nogen har et sygt barn derhjemme og har brug for at være tilgængelig. Vi risikerede, at den person så har sit hoved et andet sted og bare venter på, at mødet er slut.«

Også andre regler måtte justeres eller droppes. For eksempel at have en ‘mødekontrollant’, der skulle sørge for, at mødet kørte efter hensigten og minde om at lukke computere ned eller at komme tilbage på sporet, hvis man var på vej væk fra dagsordenen.

»Det er både en irriterende rolle at have og gør, at den person har svært ved at deltage i mødet,« siger Casper Aaen.

Det er heller ikke længere en regel, at man har sit kamera tændt, hvis man deltager i et onlinemøde. De mange tidszoner medarbejderne befinder sig i, gør det uhensigtsmæssigt, hvis en deltager er hjemme i privaten, og med Casper Aaens ord skal til at børste tænder på sit barn.

Tid til social snak
På trods af at ikke alle initiativer viste sig som en god idé for PanzerGlass, er missionen lykkedes. Både vurderet ud fra, at økonomien er sund og ud fra de tilbagemeldinger, der kommer fra de ansatte. I februar i år svarede 99 procent, at de har taget møderegler- og anbefalinger til sig, og 93 procent, at reglerne og anbefalingerne har fået dem til at arbejde mere effektivt. Den øgede effektivitet hænger også sammen med et øget mentalt overskud, mener Casper Aaen.

»Fire-dages arbejdsuge er ikke nødvendigvis det forjættede land for alle, men jeg mener virkelig, det er den rigtige vej for os at gå. Vi kan mærke det på vores medarbejdere, når de har haft en weekend på tre dage. Men den kortere arbejdstid kræver, at vi er så effektive som muligt i hvert minut, vi lægger i vores arbejde.«

Spørgsmålet er, om det koster på det sociale, hvis møderne skal køre så stringent, at der ikke er tid til den uformelle snak om vind og vejr, der kan være med til at skabe sammenhold. Men den del er der taget højde for, forklarer Casper Aaen.

»Vi sætter gerne de første fem minutter af til lige at aligne med hinanden. Som mødeleder spørger jeg altid om, hvordan det står til rundt omkring, og det er helt legitimt for alle at gøre det samme. Når der er sat tid af til det, undgår vi også, at nogen bruger en masse tid på at fortælle 10 mennesker om en fodboldkamp, man har set i weekenden,« siger han som et konkret eksempel på, hvordan det tidligere kunne stikke af med anekdoter, der åd tid fra den øvrige dagsorden.

De faste møders forbandelse
Undersøgelsen blandt PanzerGlass-medarbejderne viste også, at de stadig gerne vil forbedre mødekulturen, for eksempel ved at blive bedre til at efterleve reglen om at sørge for et referat af mødet. Er referat, der ikke nødvendigvis skal være i traditionel forstand, hvor nogen får ansvaret for at tage noter undervejs, forklarer Casper Aaen. Han anbefaler at optage mødet på video.

»Billeder og lyd er bare langt mere givende end tekst, for de færreste er nok tilbøjelige til at læse lange referater igennem. Så er det nemmere lige at kunne spole i det,« siger han og nævner også værktøjet Fireflies, som PanzerGlass bruger til automatiserede mødereferater i den længde og form som programmet får besked på.

Uanset metoden er referaterne vigtige, mener Casper Aaen.                                                                                                                                     

»Ellers kan møder let blive sådan en black box, hvor kun dem, der deltog i mødet ved, hvad er foregået. De møder lever lidt deres eget liv, men kollegerne skal kunne få indblik i, hvad der er blevet talt om.«

Derudover vil han gerne have mere fokus på at skære ned på møder, der ligger som et fast loop i kalenderen, for eksempel hvert kvartal.

»Det er virkelig vigtigt at evaluere, om de er nødvendige. Det er jo meget nemt for eksempel at lægge et fast møde ind nærmest som en reminder til sig selv om, at man får snakket om det emne. Men så kan de møder ligge i kalenderen til evig tid og bidrage til, at en medarbejder måske har dage med møder fra morgen til aften. Det giver ingen mening, hvis den person også skal være effektiv.«

Unødvendige forstyrrelser
I undersøgelsen om mødekultur fra Lederne svarede over 40 procent af deltagerne ‘Ja’ eller ‘I nogen grad’ til, om møderne generelt er unødvendige forstyrrelser i vedkommendes dagligdag. Hos PanzerGlass har det øgede fokus på mødekultur givet Casper Aaen langt færre af de møder, han kan kategorisere som unødvendige. Han bruger markant mindre tid på møder end tidligere, og dem han deltager i, er næsten altid relevante.

»Kvaliteten er gået signifikant op. Den største fejl, vi har begået, er, at vi ikke er gået i gang med det her tidligere. Og når man ser på, hvor meget tid, der bliver brugt på møder rundt omkring, er det underligt, at der ikke er flere virksomheder, der forsøger at blive bedre til at holde mere effektive møder.«