Et opgør med ineffektive møder blev et skridt på vejen til fire-dages arbejdsuger

18. April 2024

Møderne var for mange og for lange hos virksomheden PanzerGlass, der besluttede at udfordre de dårlige vaner. En målrettet indsats har ført til både færre og mere effektive møder. Det er afgørende for, at medarbejderne – inklusive ledelsen - i dag kan holde fri hver anden fredag.

Casper Aaen står og snakker med sine medarbejdere
»Vi kan mærke det på vores medarbejdere, når de har haft en weekend på tre dage. Men den kortere arbejdstid kræver, at vi er så effektive som muligt i hvert minut, vi lægger i vores arbejde,« fortæller COO i PanzerGlass, Casper Aaen. Foto: PanzerGlass
Gå til Action card

Casper Aaen afbryder sig selv kort inde i telefonsamtalen: 

»Jeg kan tale nonstop om det her i lang tid, men bare sig til undervejs, hvis noget ikke giver mening.«

Han er COO i PanzerGlass og er i gang med at forklare, hvordan virksomheden, der producerer skærmbeskyttelse til blandt andet telefoner og computere, har ændret mødekulturen. Ændringer, der betyder, at han – her en torsdag eftermiddag - kun er to en halv time fra at kunne forlade hovedkontoret i Søften uden for Aarhus for at gå på weekend. Alle de 180 ansatte på verdensplan, heraf 70 i det danske hovedkvarter, har fri hver anden fredag. Og det sker uden, at de er gået ned i løn, uden at der bliver arbejdet ekstra timer andre dage og uden, at det er gået ud over resultaterne. De færre timers arbejde har krævet højere effektivitet, og her spiller det en afgørende rolle, at PanzerGlass i sommeren 2022 gik målrettet i gang med at holde færre og kortere møder.

»Der blev brugt ekstremt meget tid på møder, hvilket i nogle tilfælde kan være nyttigt, men andre gange måske det modsatte,« siger Casper Aaen.

Han er ikke alene med den vurdering. I en rundspørge fra Lederne blandt 2.210 medlemmer svarer kun hver fjerde deltager ubetinget ja til, at de ressourcer, der bliver brugt på interne og eksterne møder, står mål med udbyttet.

Det var den type overvejelser, der gjorde, at ledelsesgruppen i PanzerGlass begyndte at undersøge, hvad der fandtes af materiale om bedre mødekultur, og ud fra det blev en plan stykket sammen. Nærmere bestemt en række regler og anbefalinger, der med tiden er blevet finpudset alt efter, hvad der fungerede godt og mindre godt. I dag er der syv regler - og de står helt konkret på væggen i hvert mødelokale - samt seks anbefalinger.

Medarbejderne støder helt konkret på de nye rutiner, når de vil booke et møde i Outlook. Tidligere var en varighed på 30 eller 60 minutter standard, men det blev ændret til 25 og 50 minutter, som en anbefaling til at skære i tiden. Det var bare ét af de konkrete skridt, der blev taget.

Casper Aaen kigger ind i kameraet med armene over kors
»Vi sætter gerne de første fem minutter af til lige at aligne med hinanden. Som mødeleder spørger jeg altid om, hvordan det står til rundt omkring, og det er helt legitimt for alle at gøre det samme,« siger Casper Aaen. Foto: PanzerGlass

Forberedelsen
Medarbejderne gør især brug af to tiltag, der skal effektivisere møderne: At holde møderne på de 25 eller 50 minutter, der bliver lagt op til, når de booker et møde samt at sende en klar dagsorden ud, når de beder kolleger om at møde op eller sidde klar online. Er det stadig uklart for nogle af de indkaldte, hvorfor de skal deltage, har de pligt til at give besked til mødeindkalderen for at få en præcisering. Derudover skal personen, der indkalder til mødet sende et pre-read, hvis det er nødvendigt, at deltagerne læser op på det materiale, der vil blive præsenteret på mødet. 

»Man kender jo godt det der med at sidde til et møde, hvor nogen slavisk gennemgår et Excel-ark bid for bid. Men det er jo et vanvidsprojekt, hvis folk ikke har haft mulighed for at sætte sig ind i det på forhånd. Hvis de har haft mulighed for at se på det inden mødet, kan de bedre bearbejde det og forberede spørgsmål, hvis der er noget, de ikke forstår,« siger Casper Aaen.

Trial & error
Undervejs har det været nødvendigt med tilpasninger, for ikke alle tiltag fungerede i praksis. Blandt andet en regel om, at man kun tog computer med til et møde, hvis man skulle bruge den til en præsentation. Alle andre skulle gemme computere og telefoner af vejen. Resultatet blev, at deltagerne tog noter på papir og bagefter brugte tid på at skrive dem ind i computeren.

»Vi var nødt til at være mere pragmatiske,« siger Casper Aaen. »Det kan jo for eksempel også være, at nogen har et sygt barn derhjemme og har brug for at være tilgængelig. Vi risikerede, at den person så har sit hoved et andet sted og bare venter på, at mødet er slut.«

Også andre regler måtte justeres eller droppes. For eksempel at have en ‘mødekontrollant’, der skulle sørge for, at mødet kørte efter hensigten og minde om at lukke computere ned eller at komme tilbage på sporet, hvis man var på vej væk fra dagsordenen.

»Det er både en irriterende rolle at have og gør, at den person har svært ved at deltage i mødet,« siger Casper Aaen.

Det er heller ikke længere en regel, at man har sit kamera tændt, hvis man deltager i et onlinemøde. De mange tidszoner medarbejderne befinder sig i, gør det uhensigtsmæssigt, hvis en deltager er hjemme i privaten, og med Casper Aaens ord skal til at børste tænder på sit barn.

PanzerGlass A/S

Er specialiseret inden for skærmbeskyttelse til blandt andet laptops, smartwatches og mobiltelefoner. Blev etableret af Jimmy Olsen i 2013 og er en del af det familieejede holdingselskab Juhl Bach Holding.
Fold ud

Tid til social snak
På trods af at ikke alle initiativer viste sig som en god idé for PanzerGlass, er missionen lykkedes. Både vurderet ud fra, at økonomien er sund og ud fra de tilbagemeldinger, der kommer fra de ansatte. I februar i år svarede 99 procent, at de har taget møderegler- og anbefalinger til sig, og 93 procent, at reglerne og anbefalingerne har fået dem til at arbejde mere effektivt. Den øgede effektivitet hænger også sammen med et øget mentalt overskud, mener Casper Aaen.

»Fire-dages arbejdsuge er ikke nødvendigvis det forjættede land for alle, men jeg mener virkelig, det er den rigtige vej for os at gå. Vi kan mærke det på vores medarbejdere, når de har haft en weekend på tre dage. Men den kortere arbejdstid kræver, at vi er så effektive som muligt i hvert minut, vi lægger i vores arbejde.«

Spørgsmålet er, om det koster på det sociale, hvis møderne skal køre så stringent, at der ikke er tid til den uformelle snak om vind og vejr, der kan være med til at skabe sammenhold. Men den del er der taget højde for, forklarer Casper Aaen.

»Vi sætter gerne de første fem minutter af til lige at aligne med hinanden. Som mødeleder spørger jeg altid om, hvordan det står til rundt omkring, og det er helt legitimt for alle at gøre det samme. Når der er sat tid af til det, undgår vi også, at nogen bruger en masse tid på at fortælle 10 mennesker om en fodboldkamp, man har set i weekenden,« siger han som et konkret eksempel på, hvordan det tidligere kunne stikke af med anekdoter, der åd tid fra den øvrige dagsorden.

Regler og anbefalinger for det gode møde hos PanzerGlass

Regler for møder:

  • Send en dagsorden med, når du indkalder til møde
  • Send et pre-read, hvis der er behov for at deltagerne skal læse op på noget konkret inden mødet.
  • Luk din laptop under mødet, hvis du ikke skal bruge den til at tage noter eller andet, der er relevant for mødet.
  • Hold tiden, og mød til tiden.
  • Opsummér mødet, og gør et referat tilgængeligt, også for kolleger, der ikke har deltaget i mødet.

Anbefalinger:

  • Hold korte møder.
  • Skær gerne 5-10 minutter af de møder, der som standard varede henholdsvis en time eller en halv time, så de kommer til at vare 50 minutter og 25 minutter.
  • Hvis der skal tages en beslutning på mødet, men den person, der kan tage beslutningen, er forhindret, skal mødet udsættes.
  • Undgå at lægge gentagne møder i kalenderen, for eksempel på en bestemt ugedag eller kvartalsvist.
  • Vær bevidst om, hvem du indkalder til mødet.
  • Er det relevant for dem alle at deltage?
  • Vær bevidst om tidsforskelle, hvis du indkalder deltagere fra forskelle dele af verden.

Læs også gode råd om mødekultur fra rådgiver hos Lederne Michael Uhrenholt her.

Fold ud

De faste møders forbandelse
Undersøgelsen blandt PanzerGlass-medarbejderne viste også, at de stadig gerne vil forbedre mødekulturen, for eksempel ved at blive bedre til at efterleve reglen om at sørge for et referat af mødet. Er referat, der ikke nødvendigvis skal være i traditionel forstand, hvor nogen får ansvaret for at tage noter undervejs, forklarer Casper Aaen. Han anbefaler at optage mødet på video.

»Billeder og lyd er bare langt mere givende end tekst, for de færreste er nok tilbøjelige til at læse lange referater igennem. Så er det nemmere lige at kunne spole i det,« siger han og nævner også værktøjet Fireflies, som PanzerGlass bruger til automatiserede mødereferater i den længde og form som programmet får besked på.

Uanset metoden er referaterne vigtige, mener Casper Aaen.                                                                                                                                     

»Ellers kan møder let blive sådan en black box, hvor kun dem, der deltog i mødet ved, hvad er foregået. De møder lever lidt deres eget liv, men kollegerne skal kunne få indblik i, hvad der er blevet talt om.«

Derudover vil han gerne have mere fokus på at skære ned på møder, der ligger som et fast loop i kalenderen, for eksempel hvert kvartal.

»Det er virkelig vigtigt at evaluere, om de er nødvendige. Det er jo meget nemt for eksempel at lægge et fast møde ind nærmest som en reminder til sig selv om, at man får snakket om det emne. Men så kan de møder ligge i kalenderen til evig tid og bidrage til, at en medarbejder måske har dage med møder fra morgen til aften. Det giver ingen mening, hvis den person også skal være effektiv.«

Unødvendige forstyrrelser
I undersøgelsen om mødekultur fra Lederne svarede over 40 procent af deltagerne ‘Ja’ eller ‘I nogen grad’ til, om møderne generelt er unødvendige forstyrrelser i vedkommendes dagligdag. Hos PanzerGlass har det øgede fokus på mødekultur givet Casper Aaen langt færre af de møder, han kan kategorisere som unødvendige. Han bruger markant mindre tid på møder end tidligere, og dem han deltager i, er næsten altid relevante.

»Kvaliteten er gået signifikant op. Den største fejl, vi har begået, er, at vi ikke er gået i gang med det her tidligere. Og når man ser på, hvor meget tid, der bliver brugt på møder rundt omkring, er det underligt, at der ikke er flere virksomheder, der forsøger at blive bedre til at holde mere effektive møder.«

Relateret indhold

Sara Green står midt i et lokale i virksomheden Pico Publish

I Saras konsulenthus har de helt sløjfet KPI’er: »Man bliver slidt ned i et system, hvor man skal jagte højere, større, vildere«

IT-konsulenthuset PicoPublish har droppet alle økonomiske vækstmål og fokuserer i stedet på kunde- og medarbejdertilfredshed. Det giver en mere meningsfuld hverdag for de ansatte. Og faktisk også en bedre bundlinje.
9 min.
Camilla Sløk

Sådan kan de gamle filosoffer hjælpe dig til at blive en bedre leder

Luther, Kierkegaard og Sartre er gode pejlemærker, hvis du er i tvivl om, hvad du skal gøre, når dine medarbejdere rammes af sygdom, død eller andre eksistentielle kriser. Det vigtigste er, at du gør noget og ikke bare glider af på ansvaret, siger Camilla Sløk, tidligere præst og i dag ledelsesekspert på CBS.
10 min.
Tommy Zwicky sidder mellem to kollegaer og snakker

Tommy lavede en top 3 over sine absolutte drømmejob – og landede et af dem

Da Tommy Zwicky besluttede, at han ville have et nyt job, valgte han en metode, der både krævede en del overvindelse og var nervepirrende indimellem. Til gengæld har han i dag det lederjob, han allerhelst ville have.
6 min.
Nils Nyvang Bacher lægger mødeforplejning

Her sørger fire ’bedsteforældre’ for oprydning, hjemmebag og gode råd om kaffepletter og kærestesorg

At skabe tryghed er det suverænt vigtigste for serieværksætteren og topchefen Martin Thorborg. Derfor har han ansat fire seniorer til at hjælpe den unge medarbejderstab i Dinero med at trives bedre på jobbet.
7 min.
Berit Riise Larsen sidder foran en computerskærm

Sådan fik Berit hjælp til at gøre sit arbejdsliv som leder meget lettere

Som ny leder måtte Berit Riise Larsen kæmpe med nogle klassiske problemstillinger. Et forløb med en sparringspartner fik hende til at indse, hvad der skulle til for at få en bedre hverdag, hvor der er plads til fritid, og den dårlige samvittighed er pakket væk.
6 min.
En medarbejder benytter trivselsmålingsskærmen med smileyer

Her giver medarbejderne karakterer til arbejdsdagen

Hvad stiller du som leder op i en branche, hvor det traditionelt er svært at rekruttere og fastholde medarbejdere? Ledelsen hos Espresso House vendte udviklingen med utraditionelle midler.
7 min.