Her sikrer en fire dages arbejdsuge mere effektivitet og tilfredse medarbejdere

»Før var det altid lidt ubelejligt, når jeg skulle til tandlæge eller læge. Nu er det meget nemt at få tid om fredagen i kontortiden, hvor alle andre er på arbejde«.

Sådan lyder det fra Daniel Jakobsen, der er product director i IT-virksomheden Abtion. Indtil for nylig var det et konstant stress-element for ham at få tid til helt almindelige dagligdags gøremål, uanset om han skulle til tandlægen eller i kontakt med en offentlig myndighed inden lukketid.

Det problem har han ikke længere. I marts 2000 gik Daniel Jakobsen nemlig sammen med alle andre medarbejdere og ledere i Abtion over til en fire dages arbejdsuge. Vel at mærke uden at gå ned i løn. Så nu har han fri hver fredag.

»Før i tiden fik jeg stress over alle de småting, jeg i løbet af ugen gik rundt og udskød til weekenden. Nu ved jeg, at alt det praktiske kan klares om fredagen,« siger Daniels Jakobsen.

Abtion er langt fra den eneste virksomhed, der er begyndt at rokke ved ideen om, at et meningsfuldt arbejdsliv som minimum kræver 37 timers arbejde – og fem arbejdsdage. Forskere taler ligefrem om en spirende global bevægelse, hvor både virksomheder og offentligt ansatte har fået øget opmærksomhed på, hvordan man kan indrette sit arbejdsliv anderledes.

Øget trivsel og bedre resultater

Det store spørgsmål er så, om du som leder kan lade dine ansatte nøjes med at arbejde fire dage om ugen – og samtidig komme i mål med alle opgaver, eller måske endda klare driften bedre end med en normal arbejdsuge?

Svaret kan meget vel være ’ja’. I hvert fald ifølge erfaringen fra to virksomheder og en kommune, der alle har indført fire dages arbejdsuge og efterfølgende oplevet, at medarbejdernes trivsel er øget, samtidig med at der leveres bedre resultater end før. 

Men du skal som leder tænke dig grundigt om og tage dig tid til en grundig forventningsafstemning med medarbejderne, før du indfører en fire dages arbejdsuge, siger en forsker, der følger området tæt:

»En velorganiseret fire dages uge kan åbne for mere individuel frihed. Men vi ved også, at jo mere fleksibelt arbejdslivet er, desto mere arbejder folk også. Det giver risiko for grænseløshed, hvor medarbejdere mister overblikket og ikke kan skelne mellem, hvornår man arbejder og holder fri,« siger Janne Gleerup, der som forsker på Roskilde Universitet har studeret fire dages arbejdsuger på flere virksomheder, og lige nu følger et forsøg i Odsherred Kommune. 

Alle føler, at de har mere overskud

En af de private virksomheder, der har indført en fire dages arbejdsuge, er IT-virksomheden Abtion med 40 ansatte. Ordningen betyder, at alle medarbejdere og ledere arbejder 30 om ugen med fri hver fredag – og altså til helt samme løn som før.

»Work smart, not hard er en fortærsket kliché, men det er de ord, der bedst beskriver, hvordan vi er lykkedes med at skære en hel dag ud af vores arbejdsuge, og efterfølgende slå vores egen omsætningsrekord gang på gang,« siger stifter og CEO i Abtion, Andreas Bødker.

Efter overgangen til fire dages arbejdsugen når de ansatte i Abtion i dag mere arbejde på mindre tid. Og Andreas Bødker vurderer, at det er en væsentlig del af forklaringen på, at virksomhedens bundlinje i samme periode er steget med 20 procent. Han har simpethen fået gladere medarbejdere.

»Det har givet total god energi og øget trivsel. Medarbejdere føler, at de modtager en bonus hver eneste uge og får tid til private gøremål, som de ikke når i dagligdagen. En ekstra dag, hvor man kan være mere sammen med sin familie, og dem uden børn får mere tid til at dyrke deres hobby. Alle føler, at de har mere overskud,« siger Andreas Bødker.

Det lyder måske simpelt at skære en dag væk, men helt så enkelt har det ikke været for Abtion, der leverer digitale produkter og services til virksomheder som Saxo Bank, Mærsk og Lego. 

»Vi har været opmærksomme på effektivitetstab, og har nu faste mødetider. Vi er på arbejde på samme tid, og det er vigtigt i forhold til en kortere arbejdsuge. Og har en kunde brug for at kontakte os om fredagen, så skiftes vi til at stå til rådighed. Som leder skal man være lidt mere stringent i forhold til at opretholde adfærd, for eksempel i forhold til faste mødetider, og så må man lægge sit tandlægebesøg om fredagen og ikke om tirsdagen,« siger Andreas Bødker.

Medarbejderflugt er bremset

Også designvirksomheden Umage, der producerer møbler og lamper, og forhandles i 1.500 butikker i 50 lande, har siden 2019 haft en fire dages arbejdsuge på 30 timer for de knap 30 ansatte i den danske del af virksomheden.

Inden indførelsen af den kortere arbejdsuge oplevede Søren Ravn Christensen, som er medstifter og chefudvikler i Umage, at virksomhedens bedste medarbejdere ofte følte sig stresset i hverdagen og blev headhuntet til konkurrenterne. Det har den kortere arbejdsuge gjort noget ved.

»Det er et parameter, andre i branchen ikke kan konkurrere med, og jeg er ret overbevist om, at det virker. Kun tre har forladt os det seneste år, og en af dem er endda kommet tilbage,« siger Søren Ravn Christensen.

I modsætning til Abtion besluttede Umage, at medarbejderne skulle gå ned i løn ved overgangen til den kortere arbejdsuge. Med 10 procent. Derfor brugte Søren Ravn Christensen og den øvrige ledelse en del kræfter på at planlægge og præsentere idéen for medarbejderne. Det viste sig at være en god investering.

»Forslaget blev godt modtaget. Kun enkelte så helst, at de kunne fortsætte med at arbejde mere, men de er her stadig i dag og kan nu se, hvad det gør for deres trivsel i hverdagen. Lønnen var ikke i fokus, men nogle ville godt arbejde fuld tid for at fremme deres karriere,« siger Søren Ravn Christensen.

Mindre spildtid

Tiden siden overgangen til fire dages arbejdsuge har – ifølge Søren Ravn Christensen - været ekstremt succesrig for Umage. Omsætningen er fordoblet og overskuddet er syv gange så højt, hvilket i høj grad skyldes kundernes lyst til at købe møbler under corona, men også en øget effektivitet.

Cirka halvdelen af arbejdsopgaverne i Umage består af salg, ordre, logistik og regnskab, mens den anden halvdel er kreative opgaver som design, foto, video, web og SoMe. Alle opgaver kan udføres, selv om medarbejderne holder fri om fredagen. Og på færre timer. Så hvis man ser på virksomhedens regnskabstal, har det ikke nedsat produktiviteten. Tværtimod.

Ifølge Umage selv, har virksomheden opnået 20 procent større output på de fire arbejdsdage fremfor de tidligere fem, og oven i det har man fået mere tilfredse medarbejdere og mindre sygefravær. 

»Det handler om optimeringer og mindre spildtid. Vores møder er nu enten på 20 eller 40 minutter; aldrig længere. Alle skal have en opgave til mødet, der skal tages beslutninger, og møderne må ikke have karakter af statusopdateringer,« siger Søren Ravn Christensen.

Umage har også skruet ned for antallet af mails, som den enkelte skal bruge tid på, ved at opfordre alle til at gøre sig klart: »Hvad vil jeg have ud af den her mail?« Og »hvem skal beslutte hvad?« Desuden opfordrer ledelsen til at undlade brugen af cc-mails, og til kun at tjekke cc-mails én gang om ugen. 

»Jeg kan mærke, at folk har fået mere overskud, og glæder sig til de tre fridage. Men det handler om at finde et balancepunkt. Arbejder man for presset og for længe, kan der hurtigt opstå fejl, og det fører til mere ikke-gavnligt stress,« siger Søren Ravn Christensen fra Umage.

Kommune håber på øget serviceniveau

Det er ikke kun i det private, at fire dages arbejdsugen er blevet valgt til på nogle arbejdspladser. 

300 administrative medarbejdere i Odsherred Kommune har siden efteråret 2019 afviklet deres 37 ugentlige arbejdstimer fra mandag til torsdag. Her har man valgt en model, hvor der arbejdes 35 timer om ugen, fordelt mellem klokken 8.00-19.00 på ugens fire første dage, og to timer på et valgfrit tidspunkt. Fredagen holder medarbejderne fri.

I Odsherred er der i første omgang tale om et forsøg, der løber over tre år. For kommunen er målet at undersøge, om det er er muligt at opnå bedre service til kommunens borgere - og samtidig være en fleksibel og attraktiv arbejdsplads, der bedre er i stand til at rekruttere nye medarbejdere.

For ikke at drage forhastede konklusioner på forsøget, evalueres det undervejs af forskerne Janne Gleerup og Henrik L. Lund fra Roskilde Universitet. De er sat til at vurdere, hvad den fire dages arbejdsuge betyder for både medarbejderne og for serviceniveauet for kommunens borgere og virksomheder.

Positiv effekt på trivsel

Det er endnu for tidligt at konkludere noget om serviceniveauet. Ifølge forskerne har corona-nedlukningen nemlig betydet, at borgerne har haft vanskeligt ved at vurdere kommunens service på en fire dages arbejdsuge, når medarbejderne samtidig har været tvunget til at arbejde hjemmefra. Men i forhold til medarbejdernes trivsel er det allerede muligt at påvise en positiv effekt. 

Ifølge forsker Janne Gleerup oplever medarbejderne, at det er nemmere at blive frisk og klar til en ny arbejdsuge efter tre fridage, og for mange har det høj værdi at have fri hver fredag, fordi det giver mulighed for at kunne disponere frit og for eksempel dyrke fritidsinteresser eller tage i sommerhus.

»Men der er altid fordele og ulemper, og de vil blive oplevet forskelligt. Nogle synes, at det er supergodt, og andre synes, at det bliver for presset. Det er også afhængigt af arbejdets art. Opgaver, som man før havde fem dage til at nå, skal nu klares på fire dage, og der skal koordineres i forhold til andre, der måske ikke har fri om fredagen. Hvis opgavemængden er stor, kan presset opleves at blive forstærket,« siger Janne Gleerup. 

Forskerne fra Roskilde Universitet har også studeret andre eksempler på arbejdspladser, der er gået over til fire dages uger. Ifølge Janne Gleerup viser erfaringerne, at man som ansvarlig leder i særlig grad skal være på vagt over for graden af fleksibilitet i forhold til de nye arbejdstider. Især for medarbejdernes skyld.

»Lederen skal i fællesskab med de øvrige ledere finde ud af, hvor stramt eller løst de vil lede, men også tage ansvar for den samlede arbejdstid, og de behov, der er i opgaveløsningen. Når man ændrer på arbejdstiden, berører det folk meget, og der er stærke meninger og ønsker,« siger Janne Gleerup, der også understreger vigtigheden af, at ledelsen tager sig tid til drøftelser og tilgodeser de forskellige behov på forhånd.

Batterier lades op

I Abtion er der indtil videre ikke tegn på øget stress som følge af den nye måde at arbejde på. Men virksomheder har også ændret organiseringen markant - og samlet set har effektiviteten fået et stort hak op, siger CEO Andres Bødker:

»Før arbejdede vi meget asynkront i forskellige retninger og spildte en masse tid, fordi vi skulle finde hinanden og vente på hinanden. Nu arbejder vi mere synkroniseret og er afstemt omkring måden, vi arbejder på. Det er her, vi henter så meget effektivitet, at vi kan holde fri hver fredag og lade vores batterier ekstra godt op, så vi også kan løbe lidt hurtigere mandag til torsdag,« siger Andreas Bødker.