Vi bliver lidt blinde, lidt døve og lidt stumme på Zoom og Teams. Men der er meget, du kan gøre

»Der er mange, der kæmper med at holde virtuelle møder på en god og effektiv måde. Man skal gøre sig klart, at et virtuelt møde er noget helt andet end et fysisk møde og kræver en lang række kompetencer ud over det rent tekniske,« siger Lise Dahl Arvedsen og fortsætter:

»Vi kan ikke gøre, som vi plejer. Når vi går ind i det virtuelle rum, bliver det hele sat mere på spidsen: Relationen, kommunikationen og samarbejdet. I det fysiske rum kan vi læne os op ad indgroede normer, men dem mangler vi i det virtuelle rum.«

Overdriv din ansigtsmimik og stemmeføring

I den fysiske verden kan vi overskue mødelokalet og de andre deltagere. Men i den virtuelle verden bliver vi begrænset på vores sanser.

»Jeg plejer at sige, at vi bliver lidt blinde, lidt døve og lidt stumme, når vi kommunikerer gennem virtuelle platforme,« siger Lise Dahl Arvedsen.

Som mødeleder er det særligt vanskeligere at få fornemmelse af deltagerne, når meget af kropssproget mangler:

»I fysiske møder og i forsamlinger kan taleren se publikum og reagere, hvis de ser trætte ud. Det kan man ikke på samme måde i et virtuelt møde. Det er også sværere at tage ordet impulsivt i et virtuelt møde, når der først skal tændes for en mikrofon. Og når vi så har ordet, kræver det langt mere af os at fange de andres opmærksomhed,« siger Lise Dahl Arvedsen.

Der er dog flere ting, vi kan gøre for at fange deltagernes opmærksomhed. Det gælder blandt om at være meget tydelig med sin ansigtsmimik, stemmeføring og håndtegn. Og ikke mindst – at holde kameraerne tændt.

»Du skal være mere energisk og smile mere. Video er altså altafgørende for at bibeholde og skabe den gode relation.«

Arbejd som et team

Ifølge Lise Dahl Arvedsen er det desuden alfa og omega at holde fast i en struktur til virtuelle møder. Det gælder både den gode mødekultur, en relevant og informativ agenda og en rollefordeling: Hvem faciliteter mødet? Hvem styrer chatten? Hvem tager noter?

Der kan sagtens være andre roller – måske en rolle som socialminister eller en rolle som den, der tager sig af det tekniske.

»At holde et godt effektivt møde er en team effort. Mødelederen skal være opsøgende og efterspørge feedback, og deltagerne skal være ansvarlige, engagerede og modige. Men for at det kan ske, er vi nødt til at have lagt en struktur,« siger Lise Dahl Arvedsen.

God forberedelse er afgørende

Lise Dahl Arvedsen opfordrer derudover til, at man forbereder sig grundigt inden et virtuelt møde. Tag udgangspunkt i din agenda, men overvej også mødedeltagernes involvering. Hvem skal sige hvad, hvornår og hvordan? Hvordan kan du facilitere feedback undervejs?

Generelt kan det være en svær øvelse, og det er noget, man skal øve sig på. Derfor skal du løbende evaluere på din virtuelle mødefacilitering og overveje, hvad du kan gøre bedre,« lyder hendes anbefaling.

»Det gælder om at sætte de virkemidler, vi har til rådighed i det virtuelle rum i spil. Det kan være grupperum, chat, faciliteret feedback eller tid til selvrefleksion. Alt for ofte spørger mødelederen: ”Hvad tænker I?” – og så sker der ikke noget. Ingen svarer. Brug gerne chatten til at få respons – her kan alle komme til. Det kan også være en god idé at sende deltagerne ud i mindre grupper, og få refleksioner fra hver gruppe, når man samles igen få feedback.«

Overvej antallet af mødedeltagere

Lise Dahl Arvedsen opfordrer kraftigt til, at man overvejer, hvor mange man inviterer til virtuelle møder. Det har nemlig også betydning for engagementet til mødet.

»Kan du nøjes med at invitere ni deltagere til et virtuelt møde, vil man kunne se et videobillede af hver i en fornuftig størrelse. Er der flere end ti deltagere, begynder vi at miste overblikket. En mindre gruppe vil altså øge engagementet.«

Forskning peger faktisk på, at virtuelle møder i nogle tilfælde kan være mere effektive end fysiske møder. Det skyldes ifølge Lise Dahl Arvedsen, at det virtuelle møde er mere rigidt, at der er mindre plads small talk, og at man dermed kan komme hurtigere igennem en agenda.

»Men hvis vi ikke har fokus på at pleje vores relationer, både uformelt og professionelt, så holder folk op med at vise interesse og møderne vil miste sin effektivitet.«

Hav styr på teknikken

Meget af det tekniske omkring de virtuelle møder, kender du sikkert allerede. Men måske skal du dygtiggøre dig endnu mere. For alt fra kamera, lys og lyd til funktionerne i det program, som anvendes til at afholde det virtuelle møde, er en vigtig forudsætning for at lykkes med mødet.

»For mange er teknik ikke særligt spændende, men det er klart et område som bør opprioriteres, når vi leder på distancen,« siger Lise Dahl Arvedsen og konstaterer, at programmer som Zoom og Teams ikke adskiller sig meget fra hinanden. Derfor er det vigtigste, at du bliver venner med den platform, du har til rådighed.

Hun anbefaler samtidig, at din virksomhed udarbejder en virtuel Code of Conduct, som beskriver god praksis for at planlægge og afholde virtuelle møder. Det gælder blandt andet anvendelsen af kamera.

»Så vidt muligt bør man bruge kamera – særligt i arbejdsmøder med vidensdeling. Men man skal huske på, at ingen kan holde til et tændt kamera en hel dag. Derfor kan det være en god idé, at man som minimum hilser på hinanden ved mødets start, før kameraet slukkes. Sidder vi og kigger ind i en delt skærm igennem hele mødet, så sluk kameraet. Men lad det ikke blive en hvilepude, for vi mennesker bruger hinandens kropssprog til at aflæse hinanden.«

Et indbygget kamera i en forholdsvis ny computer leverer en god billedkvalitet. Lydmæssigt anbefales det altid at benytte et separat headset, da ordentlig lyd er afgørende for god kommunikation.

Her var man trænet i virtuelle møder længe før Covid-19

Én af dem, der har god erfaring med virtuelle møder, er Lars Ulslev Johannesen, som er HR-direktør i IT-virksomheden Netcompany. Hos Netcompany har man i mange år anvendt virtuelle møder på flere forskellige platforme. I dag har virksomheden lagt sig fast på at benytte Microsoft Teams, når medarbejderne kommunikerer internt.

»Det er ikke nyt for os at mødes virtuelt, men det gør selvfølgelig en forskel, når alle medarbejdere på en gang arbejder hjemmefra på grund af corona. Vores erfaring er, at det sagtens kan lade sig gøre,« siger Lars Ulslev Johannesen.

Som global HR-ansvarlig kommunikerer Lars Ulslev Johannesen i det daglige med HR-afdelinger i de fem lande ud over Danmark, hvor Netcompany opererer. Han beskæftiger sig med at drive HR globalt og opbygge de organisatoriske kompetencer til for eksempel at levere store og komplekse IT projekter.

Grundig forberedelse er nøglen til succesrige virtuelle møder på Teams for HR-direktøren.

»Når jeg har et virtuelt møde, sender jeg altid et oplæg dagen i forvejen med en agenda, hvor jeg beskriver formålet og fortæller, om det er et beslutningsmøde, et statusmøde eller et informationsmøde,« siger Lars Ulslev Johannesen.

Han anbefaler at begrænse deltagerantallet. Ikke flere end 10 til 12 personer. Er man flere kan man gå ud i breakout rooms. De kan planlægges på forhånd, eller man kan lade Teams gøre det tilfældigt. Og så skal man holde korte møder.

»Vi kan ikke koncentrere os i særligt lang tid af gangen til virtuelle møder. Jeg vil sige en halv time til tre kvarter er passende,« siger han.

Netcompany har udarbejdet en virtuel Code of Conduct, hvor man blandt andet bliver opfordret til at have kamera tændt og at slå mikrofonen fra, når man ikke siger noget. Og så bliver man også opfordret til at bruge den samme dress code som ved fysiske møder