9 gode råd: Sådan forbereder du dig, hvis du skal fyre en medarbejder

At fyre en medarbejder bliver aldrig en nem eller rutinepræget opgave. Du sætter et andet menneske i en vanskelig situation. Og skal samtidig håndtere den tvivl og usikkerhed, der helt naturligt vil brede sig blandt de medarbejdere, der sidder tilbage.

Men med en grundig forberedelse er det faktisk muligt at skabe en afskedigelsesproces, der vil sende den ramte medarbejder ud ad døren på en værdig måde. Og som desuden vil sikre fortsat opbakning fra de tilbageværende medarbejdere til dig som leder.

Det handler om at planlægge hele forløbet fra start til slut og overveje, hvordan du udviser respekt og omtanke for dem, der bliver ramt af beslutningen.

Men hvordan griber du planlægningen an helt konkret? Det får du svar på i denne første af tre artikler om den vanskelige opgave at fyre.

Bag de gode råd står ledelsesrådgiver hos Lederne, Flemming Andersen, som også er eksperten i de to øvrige artikler, der handler om henholdsvis selve samtalen og tiden efter opsigelsen. Du finder de sidste to artikler i serien her:

5 gode råd: Sådan håndterer du samtalen, når du skal fyre en medarbejder

5 gode råd: Sådan leder du dit team efter en fyring

Du kan bruge rådene i alle tre artikler, uanset om du skal opsige en enkelt medarbejder eller flere i en fyringsrunde.

Det er dyrt at opsige en medarbejder. I opsigelsesperioden vil den opsagte medarbejder ofte være mindre motiveret og produktiv end normalt. Og efter vedkommende er stoppet, vil der, indtil stillingen er genbesat, være opgaver, som I enten ikke kan få løst eller skal købe jer til andre steder. Derudover kræver det både tid og ressourcer at rekruttere en ny medarbejder og få ham eller hende godt ombord.

Du bør derfor have gjort alt for at rette op på situationen, inden du siger farvel til en medarbejder. Er der tale om manglende resultater, kan faglig sparring eller efteruddannelse måske være løsningen. Og handler det om samarbejdsvanskeligheder, kan adfærdsregulerende samtaler måske bringe samarbejdet på ret kurs.

Omvendt kan det også være dyrt for forretningen at holde på en medarbejder, som ikke leverer som forventet. Så gør op med dig selv, om det på nogen måde er muligt at hjælpe medarbejderen på rette vej, men træk ikke beslutningen i langdrag.

En opsigelse vil typisk være begrundet i én af to ting: virksomhedens forhold (fx besparelser eller omlægning af arbejdsgange, som overflødiggør en jobfunktion) eller forhold hos den opsagte medarbejder (fx samarbejdsvanskeligheder eller manglende resultater).

Handler det om forhold hos den opsagte medarbejder, vil det være en fordel, hvis du kan dokumentere, at du tidligere har påpeget din utilfredshed med medarbejderens indsats og efterfølgende har givet vedkommende tid og mulighed for at rette op på den uhensigtsmæssige adfærd eller de manglende resultater. Det vil have betydning for vurderingen af sagligheden af opsigelsen – både overfor medarbejderen, men også i tilfælde af, at den opsagte medarbejder skulle lægge sag an mod virksomheden for usaglig opsigelse. Er du skarp på begrundelsen – og kan henvise til, at du har gjort dit for at rette op på situationen – undgår du desuden, at de resterende medarbejdere sidder tilbage med en følelse af, at de helt uden varsel kan få stukket en opsigelse i hånden.

Også når det gælder mere objektive forhold som besparelser, vil den enkelte medarbejder kræve svar på, hvorfor det lige er ham eller hende, der skal forlade virksomheden. En forklaring kan være, at du har valgt at holde på medarbejdere, hvis kompetencer passer til de udfordringer, virksomheden står overfor. Det er altså ikke nødvendigvis medarbejderens indsats, den er gal med, men et spørgsmål om til- og fravalg af kompetencer.

Uanset om opsigelsen bunder i forhold hos virksomheden eller hos medarbejderen, skal du kunne begrunde den sagligt og præcist. Ellers vil det give plads til fortolkninger og kunne skabe tvivl om den reelle årsag. Omvendt vil det styrke din troværdighed – og formentligt også give dig mere ro i maven – hvis du er skarp på, hvad årsagen er. 

Inden du indkalder en medarbejder til en opsigelsessamtale, bør du sætte dig grundigt ind i de juridiske rammer, som du skal holde dig inden for. En juridisk holdbar proces er nemlig en forudsætning for, at du kan håndtere situationen ordentligt og professionelt.

Det kan i værste tilfælde koste virksomheden dyrt, hvis du ikke har styr på juraen. Hvis opsigelsen er begrundet i medarbejderens forhold – fx manglende resultater – skal der som udgangspunkt være givet en advarsel først. Ellers kan virksomheden ende med at skulle betale en godtgørelse for usaglig opsigelse. Handler det om forhold i virksomheden – fx nedskæringer – vil det i sig selv som udgangspunkt være en saglig begrundelse.

Du skal også have styr på, hvilket opsigelsesvarsel der gælder for den pågældende medarbejder. Det vil typisk afhænge af ansættelsestypen (fx om det er en tidsbegrænset stilling eller en fastansættelse, og om vedkommende er funktionær eller ej) og af anciennitet (opsigelsesvarslet for funktionærer forlænges typisk med én måned for hvert tredje ansættelsesår – dog højest til seks måneder). På Lederne.dk finder du en komplet juridisk tjekliste til opsigelse af medarbejdere.

Din måde at sende medarbejderen ud ad døren på har stor betydning for, om vedkommende efterfølgende fortæller gode eller dårlige historier om dig som leder og virksomheden generelt. En god fratrædelsespakke kan bidrage til oplevelsen af, at virksomheden ønsker at gøre en indsats for at hjælpe vedkommende godt videre.

Overvej som det første, om du vil fritstille medarbejderen eller ej – eller som alternativ i en del af opsigelsesperioden. Hvad den bedste løsning er, vil afhænge af den konkrete situation og virksomhedens politikker.

Overvej derudover, hvilke goder og tilbud fratrædelsespakken skal indeholde. Det kan være alt fra ekstraordinær fratrædelsesgodtgørelse og tilbud om efteruddannelse til muligheden for at bruge en dag om ugen i arbejdstiden på at søge arbejde. Det handler om at behandle medarbejderen ordentligt. Men også om efterfølgende at få en god ambassadør for virksomheden.

Du bør altid sikre dig, at du har opbakning fra din egen chef, når du planlægger at opsige en medarbejder. Dels til selve beslutningen, men også til, om tidspunktet er det rigtige. Der kan være forhold i virksomheden, du ikke kender til – for eksempel kommende organisationsændringer eller store opgaver, som gør timingen uheldig.

Også overfor din chef skal du kunne begrunde en opsigelse sagligt og præcist. Det vil øge chancen for, at han eller hun bakker op om dit valg og dermed give dig den ro, som det kræver at håndtere en opsigelsesproces.

Det er langt fra ligegyldigt, hvornår du vælger at opsige en medarbejder. For det første bør du gennemføre opsigelsen ved udgangen af en måned for ikke at gøre opsigelsesperioden længere end højst nødvendigt. For det andet bør du undgå at vælge en dag først eller sidst på ugen. Vælger du en mandag, vil det blive en lang og uoverskuelig uge for medarbejderen, mens en fredag vil betyde, at du sender vedkommende på en meget dårlig weekend. Vælger du derimod en dag midt på ugen, vil medarbejderen have mulighed for at fordøje beskeden, snakke med kollegerne og stille de spørgsmål, der typisk melder sig.

Derudover bør du placere samtalen tidligt på dagen. Medarbejderen vil ofte have en idé om, hvad samtalen drejer sig om. Derfor er der ingen grund til at trække pinen ud til sent ud på eftermiddagen.

Endelig bør du undgå at gennemføre opsigelsen op til en ferie – dels for ikke at påføre medarbejderen unødig gene, men også fordi du risikerer, at der på den anden side af ferien er opgaver, du ikke kan få løst.

Af hensyn til medarbejderen bør du overveje nøje, hvor du gennemfører samtalen. En så vigtig samtale bør du så vidt muligt holde fysisk. Vælg et mødelokale, hvor I kan sidde uforstyrret – og helst et sted, hvor medarbejderen ikke vil møde sine kolleger, når han eller hun træder ud af lokalet.

Pas på med at have en stram bagkant for, hvornår I skal være ude af lokalet. Medarbejderen skal have mulighed for at kunne blive siddende og sunde sig eller ringe til venner eller familie. Er det kun muligt at afholde samtalen digitalt, så sørg for, at både du og medarbejderen kan sidde uforstyrret under hele samtalen.

Det er vigtigt, at opsigelsen foregår ordentligt og professionelt. Fremfor mundtligt at bede medarbejderen om at kigge forbi dit kontor, bør du sende en indkaldelse til et møde via jeres kalendersystem. Skriv ikke ’opsigelsessamtale’ i emnefeltet, men fx bare ’møde’. Afslør ikke for meget, men gør det klart, at medarbejderen skal prioritere mødet.

Du bør sende indkaldelsen på selve dagen for samtalen. Medarbejderen kan formentlig godt regne ud, at der er tale om en alvorlig samtale, og derfor er der ingen grund til, at han eller hun skal bekymre sig for længe. Forbered dig på, hvad du vil svare, hvis medarbejderen spørger ind til mødeindkaldelsen. Du kan blive spurgt, om der er tale om en opsigelse. Her bør du holde det kort og formelt – fx ved at sige: ’Jeg vil gerne have, at vi tager den på mødet’.

Som leder er det naturligvis dit ansvar at overbringe beskeden til medarbejderen. Men du bør overveje, om der skal være andre med til samtalen – især hvis du vurderer, at beskeden vil afføde en stærk reaktion hos medarbejderen. Det kan fx være en tillidsrepræsentant eller en HR-medarbejder. Dels for at støtte den opsagte, dels for at sikre, at samtalen bliver overhørt af en tredjepart. Det kan være en fordel i tilfælde af, at medarbejderen efterfølgende skulle stille sig kritisk an i forhold til, hvad der er blevet sagt eller ikke sagt under samtalen.