Advokatfirma indførte mødefri formiddage. Nu kan de gå på weekend fredag kl. 12

Klokken er lidt over halv tolv fredag middag.

Medarbejderne i advokatfirmaet Molt Wengel står i en halvcirkel foran et blankpoleret sort flygel. »Husk nu, at det ikke behøver være kønt,« smiler en mandlig medarbejder, mens pianisten er i gang med forspillet til ’Kom, maj, du søde milde’.

Efter en lidt tøvende start fanger flere og flere melodien. En kvindelig medarbejder vipper frem på spidsen af sine hvide sneakers på de høje toner. Hendes nabo, en mand i vandrestøvler, sænker hagen samme sted som for at hjælpe stemmen en oktav ned. Da sangen er slut, breder smil, applaus og småsnak sig blandt de omkring 50 ansatte, som i dag er til stede på firmaets hovedkontor på Østerbro i København.

Og sådan gør de hver fredag hos Molt Wengel: Samles ved flyglet efter frokost. Både for at dyrke fællesskabet. Men også for at ønske hinanden god weekend. Om fredagen går både medarbejdere og ledere nemlig hjem kl. 12. Men hvordan kan det lade sig gøre, når de ansatte sjældent arbejder til længere end halv fem-fem de andre dage? Og så i advokatbranchen, hvor lyset på kontorerne ofte brænder til langt ud på aftenen?

Det korte svar er, at medarbejderne er blevet mere »effektfulde«, efter at virksomheden vendte op og ned på den måde, de strukturerer arbejdsdagene på. 

»Det er bestemt ikke, fordi vi har sat ambitionsniveauet ned. Vi er blot blevet mere bevidste om, hvor afgørende det er at være i balance – både fysisk og mentalt – hvis du skal levere et godt stykke arbejde. Og den balance er svær at opnå, hvis du ikke har tid og ro til at fordybe dig i opgaverne og derfor ender med at sidde til langt ud på aftenen,« siger administrerende direktør i Molt Wengel, Anne Katrine Schjønning, da Lederstof.dk’s podcast Bæredygtig Ledelse besøger virksomheden.

Ingen møder om formiddagen
Konkret besluttede virksomheden i begyndelsen af 2020 at holde alle formiddage mødefri. Det er her, hjernen er mest frisk. Og derfor her, man for alvor kan rykke på sine opgaver og ofte også er bedst til at se kundens muligheder og udfordringer, forklarer Anne Katrine Schjønning.

»Det handler om at få noget fra hånden i de timer, hvor man er allermest klar i hovedet. Og det kan være svært, hvis man skal rende til det ene møde efter det andet eller hele tiden bliver afbrudt af snak på kontoret,« siger hun.

Interne møder om formiddagen er »bandlyste«, som Anne Katrine Schjønning formulerer det. Helt så firkantet er det ikke med de eksterne møder. Indimellem kan det være umuligt for en kunde at mødes på andre tidspunkter end om formiddagen. »Og så gør vi selvfølgelig det. Det er jo kunderne, vi er her for,« siger hun.

Efter frokost er der anderledes aktivitet på gangene hos Molt Wengel: Medarbejdere, der går ind og ud af mødelokaler. Eller som planlægger eller arbejder på sager hen over skrivebordene med kollegerne i teamet.

»Flow smitter«
Ud over at holde formiddagene mødefri har virksomheden indført såkaldte pomodorosprints i timerne inden frokost.

Pomodoroteknikken går kort sagt ud på, at du vælger en opgave og sætter et ur til at tælle ned fra 25 minutter. I de 25 minutter må du kun fokusere på netop den opgave. Mobil og mail skal være på 'forstyr ikke'. Og der skal generelt være ro omkring dig. Det giver færre distraktioner. Og øger dermed chancen for et godt arbejdsflow. Derefter følger en kort pause på 5 minutter. Lige tid nok til at hente kaffe og gå på toilettet. Og så begynder du forfra. Fokustid. Pause. Fokustid. Pause.

Det lyder måske rigidt. Men det er faktisk en hjælp til at fokusere og skabe arbejdsflow. Det mener Peter Qvist Lessél, advokat og teamleder. Han var også ansat, inden Molt Wengel indførte mødefri formiddage med pomodorosprints. Og forskellen er mærkbar:

»Det er ret vildt, hvor meget man kan nå på så relativt kort tid, når man koncentrerer sig om én bestemt opgave uden at blive afbrudt,« siger Peter Qvist Lessél og tilføjer:

»Ét er, at jeg kan nå det samme på kortere tid. Noget andet, at arbejdsprocessen er bedre og mindre stressende, fordi du får rykket på den mest presserende opgave i stedet for at lave en lille smule på en masse forskellige opgaver. Det er langt mere tilfredsstillende,« siger han.

Hos Molt Wengel er det obligatorisk at deltage i pomodorosprintene om fredagen, mens det de øvrige formiddage er valgfrit. Pomodorosprintene er lagt ind i virksomhedens kalendersystem som Teamsmøder, så medarbejderne kan se hinanden.

Men hvorfor nu det, når det netop handler om at arbejde individuelt?

»Flow smitter,« forklarer Anne Katrine Schjønning. »Det virker simpelthen inspirerende at se andre sidde fordybet i en opgave. Og så er det med til at minde os om, at selvom man arbejder individuelt og måske endda er på hjemmefra, så er man en del af et fællesskab.«

Rigtige pauser
Molt Wengel har indrettet et særligt pomodororum, hvor man ikke selv behøver at holde øje med tiden. Det klarer et digitalt ur på væggen, der både viser tiden og nummeret på den igangværende sprint. For enden af rummet hænger en skærm med koncentrerede ansigter fra kontoret i Aarhus. Og rundt om på bordene ligger særlige ark til at planlægge sin pomodorotid. En af rubrikkerne på arket hedder ’Pauseideer’.

Ifølge Anne Katrine Schjønning handler pomodoro i høj grad om at lave én ting ad gangen. Og så gøre det ordentligt. Det gælder også, når man holder pause.

»Hvis man ikke planlægger sine pauser, eller i hvert fald er meget bevidst om, hvordan man bruger dem, så ender det ofte med, at man sidder og tjekker sin mobil og på den måde slet ikke får givet sin hjerne det pusterum, den har brug for.«

Hvad gør du selv for ikke at falde i mobilfælden?

»Jeg forsøger at bruge mine pauser på noget, som gør, at jeg bliver nødt til at lægge mobilen væk. Som for eksempel at strikke. Og så mediterer jeg også indimellem, selv om jeg godt ved, at det lyder meget floskelagtigt,« griner hun. »Men det virker.«

Det er dog ikke altid, erkender Anne Katrine Schjønning, at hun får brugt pauserne lige fornuftigt. »Som leder forsøger jeg at være det gode eksempel. Men jeg ryger også af sporet indimellem. Og det synes jeg er vigtigt at være ærlig om. Alle pauser kan ikke være lige meningsfulde. Så længe man er bevidst om, hvordan man bruger sine pauser – og hvad man helst skal undgå – så tror jeg, at det gør en forskel – både for den enkelte medarbejder, men også for os som virksomhed.«

Plads til andre ting
De mødefri formiddage med fordybelsestid har sammen med en række andre initiativer, der blandt andet omhandler god mødekultur, gjort en mærkbar forskel for effektiviteten hos Molt Wengel. Faktisk er effektiviteten i virksomheden steget, med hvad der svarer til 4-5 timers arbejde om ugen pr. medarbejder. De sparede arbejdstimer har virksomheden givet tilbage til medarbejderne ved at sende dem på weekend fredag kl. 12.

At medarbejderne kan holde tidligt weekend har stor betydning for Rikke Møller, der er advokatfuldmægtig.

»En halv dag lyder måske ikke af alverden, men det betyder, at man kan nå at træne, gå til tandlægen eller klare noget andet praktisk, inden alle andre får fri. Og det giver en helt anden start på weekenden,« siger Rikke Møller, der med sine 26 år er blandt de yngste i virksomheden. På studiet var hendes plan at arbejde fire-fem år i advokatbranchen og så se sig om efter et andet og mindre krævende job.

»Jeg havde hørt folk snakke om, hvor meget man arbejder i branchen. Og det kunne jeg ikke se mig selv i på den lange bane. Der er for mange ting, man må give afkald på, når arbejdet fylder de fleste af ens vågne timer.«

I dag vil Rikke Møller ikke udelukke en længere karriere i advokatbranchen – i hvert fald ikke, hvis hun som nu kan holde timetallet på et niveau, hvor der er plads til andre ting end arbejdet.

Men kan det ikke også være stressende at vide, at man skal nå alle sine opgaver på en så relativt kort arbejdsuge?

»Der kan da godt være dage, hvor man ikke lige kan finde ind i arbejdsflowet. Men generelt oplever jeg faktisk at kunne holde fri, når jeg har fri. Og det tror jeg handler om, at vi er gode til at planlægge opgaverne og er meget opmærksomme på, hvor meget vi siger ja til,« siger hun og henviser til de mødefri formiddage, hvor medarbejderne ifølge Rikke Møller har tiden og roen til at få overblik over opgaverne.

Kan hurtigt skride
Ifølge Anne Katrine Schjønning er det vigtigt at være principfast, når det gælder »trafikreglerne« for, hvordan man som virksomhed vælger at indrette arbejdsdagen.

»Man bliver nødt til at holde hinanden op på, at formiddagene er mødefri – i hvert fald internt i virksomheden. Begynder man lige at klemme et møde ind her og der, kan det hurtigt skride. Og der skal jeg som leder selvfølgelig vise vejen,« siger Anne Katrine Schjønning, som i hvert fald overfor Lederstof.dk holdt fast i ikke at mødes under pomodorosprintene eller fredag efter kl. 12. 

Denne fredag har de ansatte hos Molt Wengel netop klappet de blå Højskolesangbøger sammen. Også Anne Katrine Schjønning, der under hele seancen har stået helt oppe ved flygtet og sunget med, vuggende i takt til sangen.

»At synge er jo også en pause,« siger hun. »Og pauserne er bare så afgørende for, at man kan præstere og være den bedste udgave af sig selv. Tænkt bare på, hvor vigtige pauserne er for elitesportsfolk. Sådan er det også på en almindelig arbejdsplads,« siger hun.