Aftenen inden den historiske udmelding om stop for al brevomdeling, ringede PostNord-direktøren til sin 84-årige far

Da Kim Pedersen voksede op, kom hans nu 84-årige far altid hjem fra arbejde i sin røde postjakke med sølvknapperne. Faren var postbud på Egå-egnen gennem hele livet, og det var også ham, der skaffede Kim Pedersen hans første fritidsjob som lørdagsafløser.

»Jeg kan stadig huske, hvordan jeg som dreng gik ind i fru Jensens hus med brevene, lagde dem på køkkenbordet og gik ud igen,« erindrer Kim Pedersen.

Ingen var mere stolt end faren, da Kim Pedersen i december 2023 blev udnævnt til øverste chef for PostNord Danmark. Midt i forberedelserne til lanceringen af den historiske afvikling af brevuddelingen i Danmark følte Kim Pedersen derfor også, at han var nødt til at forberede sin far på, hvad der var på vej.

Sent om aftenen den 5. marts, dagen inden beslutningen skulle meldes ud, ringede han faren op.

»Det var vigtigt for mig at få fortalt ham, at jeg næste morgen ville stå på TV og fortælle, at vi efter 31. december ikke længere ville levere breve til danskerne.«

Ifølge Kim Pedersen selv gik samtalen bedre end frygtet. Det pensionerede postbud tog imod nyheden med knusende ro.

»Min far sagde bare: ’Det er jeg sikker på, at du kommer til at klare godt.’ Og så havde vi en rigtig god snak om, at beslutningen jo blev taget for at sikre den bedst mulige fremtid for PostNord,« siger Kim Pedersen.

Kodeord og tavshedsklausuler
Opkaldet siger en del om, hvor meget der var på spil for den 59-årige PostNord-direktør. Selv om han er en meget erfaren leder, og blandt andet har arbejdet på højt niveau i A.P. Møller – Mærsk, var afviklingen af brevuddelingen den klart største ledelsesmæssige udfordring i hans karriere.

Hans absolutte hovedprioritet i hele processen var, siger han i dag, at nyheden ikke måtte slippe ud, inden han selv kunne fortælle medarbejderne, hvad der var på vej.

»Noget af det, jeg lægger allermest vægt på i min ledelsesstil, er ordentlighed. I min verden er det udtryk for ordentlighed, at man kan stole på det, vi siger, at vi behandler folk ordentligt, og at det selvfølgelig også er medarbejderne, der som de første får at vide, hvad der skal ske,« siger Kim Pedersen.

Igennem otte måneder holdt han og ledergruppen beslutningen så tæt ind til kroppen, at de internt kun omtalte den med kodenavnet ’WDM’, der stod for ’Wind Down Mail’, eller på dansk: ’Afvikling af breve’. Hemmeligholdelsen var så højt prioriteret, at alle de 50 ledere, der var involveret, blev bedt om at skrive under på såkaldte NDA’er, Non Disclosure Agreements (tavshedsklausuler).

»Det var en svær, men rigtig beslutning, hvor der var mange store følelser på spil, og hvor det var helt afgørende for mig, at medarbejderne ikke skulle høre om det andre steder først. Derfor blev alle ledere bedt om at skrive under på NDA’er,« siger Kim Pedersen.

Centralt tema under ansættelsessamtaler
Da Lederstof.dk møder PostNord-direktøren på hans kontor på Amager, er der gået to måneder siden nyheden om afviklingen af al brevuddeling og fyring af 1500 medarbejdere blev breaking news i alle danske medier.

Som forberedelse til interviewet har Kim Pedersen gennemgået sin kalender for det seneste år for at kunne genkalde sig de mest afgørende datoer og begivenheder.

Eksekveringen den 6. marts var nemlig blot kulminationen på et forløb, der formelt set begyndte i sommeren 2024, men som man sagtens kan argumentere for, startede allerede inden han satte sig i chefstolen.

Ifølge Kim Pedersen selv var de stærkt faldende brevmængder således et centralt tema under de ansættelsessamtaler, han tog del i i efteråret 2023. Den 1. december 2023, samme dag Kim Pedersen tiltrådte det job, han ifølge eget udsagn valgte med ’både hjernen og hjertet’, vedtog Folketinget en ny postlov, der ophævede befordringspligten og satte postmarkedet frit, samtidig med at den årlige millionstøtte til PostNord for at bringe brevene ud i alle afkroge af landet, blev fjernet.

»Det betød, at der nærmest i det sekund, jeg tog jobbet, var en relativt høj grad af usikkerhed om, hvad det var, virksomheden bevægede sig ind i,« siger Kim Pedersen.

Han vil ikke gå så langt som at sige, at beslutningen om at afskaffe brevuddelingen allerede var truffet på det tidspunkt. Men at det mere end lå i luften, er nok ikke nogen stor hemmelighed. Kim Pedersen blev ansat i jobbet for at gøre PostNord rentabel og skaffe vækst, og i de bestræbelser kunne brevuddelingen dårligt blive andet end en klods om benet.

’Danskernes foretrukne pakkeleverandør’
Da han tiltrådte som ny postdirektør, tog Kim Pedersen sig dog først god tid til at lære hele forretningen at kende.

»Jeg har et ledelsesmæssigt mantra, som jeg kalder strategisk disciplin. Derfor brugte jeg de første 100 dage på at tænke mig frem til en god plan for den her virksomhed.«

En stor del af øvelsen var at holde et mere end vågent øje på brevtrafikken. Siden år 2000 er antallet af breve faldet med over 90 procent, og Kim Pedersen kunne se, at den nye postlov bare accelererede udviklingen yderligere. Måned for måned gik brevmængden kun én vej: nedad.

Efter præcis 100 dage var Kim Pedersen klar til at sætte en ny retning for PostNord Danmark. Sammen med sin ledergruppe, som han i samme ombæring reducerede fra 10 til 6 mand, konkluderede han, at PostNord skulle satse på en fremtid som ’danskernes foretrukne pakkeleverandør’.

»Kernen i den nye strategi var, at vi skal være der, hvor danskerne har mest brug for os. Vi havde allerede opbygget en stærk position inden for pakker, og med en voksende e-handel kunne vi se et godt fundament for at tage yderligere del i den vækst. Fremadrettet skulle det være vores opgave at indfri og folde det potentiale ud, så vi bliver endnu dygtigere til pakker til gavn for alle danskere og på tværs af Norden,« siger Kim Pedersen.

Fællesmøde for top-600
At han præsenterede den nye strategi efter præcist 100 dage var ikke nogen tilfældighed. Det var der, sweet spottet lå, mener han.

»Når en ny leder tiltræder, tænker de fleste medarbejdere: ’Hvad kommer han med?’ og ’Hvad vil han med virksomheden?’. Som leder skylder du at skabe klarhed i organisationen hurtigst muligt, men du skal også tage dig den fornødne tid til at lære virksomheden at kende, så den retning, du sætter, er baseret på et ordentligt grundlag.«

Næste store step var at fortælle medarbejderne om den nye retning. På et stort fællesmøde på Fyn i april sidste år samlede Kim Pedersen og ledergruppen top-600.

Hovedbudskabet var, at PostNord skulle satse benhårdt på pakkerne, mens Kim Pedersen lod det stå åbent, hvad man skulle gøre ved det fortsat faldende brevmarked.

En del af de 600 deltagere har sikkert kunnet læse skriften på væggen, men fakta er, siger Kim Pedersen, at den egentlige og formelle beslutning om at droppe brevene først blev taget af bestyrelsen over en hel række møder hen over sommeren 2024. På det tidspunkt stod det klart, at PostNord ville tabe endog rigtig mange penge, hvis man fortsatte med at dele breve ud.

Alt skulle drejes om til ny virkelighed
Da bestyrelsen i august endeligt nikkede til planen om at afvikle brevuddelingen, kunne Kim Pedersen og hans ledergruppe gå i decideret planlægningsmode.

»Sådan en proces er ikke noget, man beslutter om mandagen og eksekverer om tirsdagen. Vi skulle for eksempel lave en plan for, hvordan vi reducerede de 100 lokationer, hvor vi har folk ansat i depoter, hubs og terminaler, til en tredjedel. Når du laver så drastiske ændringer, er det hele operationssystemet, der skal laves om; medarbejdere, biler, distributions- og it-systemer. Alt skal drejes rundt til en ny virkelighed, som kun drejer sig om pakkerne. Og det tager tid.«

Selv om han ikke kunne fortælle medarbejderne, at beslutningen var truffet, gik han så langt, han overhovedet kunne, for at holde dem underrettet om udviklingen i brevmængderne. På månedlige ’Blue Corner Møder’ leverede han updates til alle ansatte, for eksempel om meldinger fra de store kunder, der gik i gang med at digitalisere større og større dele af deres breve,

»På den måde fortalte jeg måned for måned i hvilken retning tingene gik, og var så åben som overhovedet muligt.«

Ekstremt optaget af alle detaljer
Jo tættere Kim Pedersen kom på den dag, hvor den store plan skulle præsenteres, jo mere detaljeret blev planlægningen. For eksempel hyrede Kim Pedersen et eksternt bureau til at hjælpe sig med medietræning.

»Jeg vidste jo, at det ville blive en stor historie for både tv, radio og den skrevne presse, og jeg syntes, det var vigtigt, at jeg fik budskabet ud så godt som muligt.«

Under træningen blev PostNord-direktøren bombarderet med kritiske spørgsmål om alle tænkelige emner. For eksempel: ’Hvordan skal de ikke-digitale borgere klare at undvære brevene?’ og ’Hvad vil gøres for at hjælpe de fyrede ansatte videre?’ En utroligt gavnlig proces, siger Kim Pedersen i dag.

»Jeg endte med at bede om ekstra sessioner, for jeg er sådan en type, som forbereder mig virkeligt godt. Jeg var en af dem, der i skolen altid lavede flere lektier, end de andre. Jeg beundrer de ledere, som kan finde en balance i at gå hjem klokken tre, slå hovedet fra og komme på arbejde næste dag. Det kan jeg simpelthen ikke; jeg er nødt til at forberede mig, og i hele processen var jeg ekstremt optaget af, at vi havde styr på alle detaljerne,« siger Kim Pedersen.

Coach forberedte ledere på opgaven
Undervejs ansatte han også en ekstern coach, der skulle hjælpe med at sikre, at de enkelte ledere var ok med opgaverne.

»Vi havde nogle fælles sessioner med hende, hvor vi drøftede, hvordan folk havde det med det hele, om de var klar til at face deres medarbejdere. For mig var det vigtigt at tjekke ind med hver enkelt på den måde, men også med gruppen som helhed, for det var afgørende for mig, at det var en samlet chefgruppe, der stod på mål for beslutningen og eksekveringen,« siger Kim Pedersen.

I ugen op til torsdag den 6. marts sørgede Kim Pedersen for at holde sin kalender næsten helt åben mandag og tirsdag.

»Jeg følte, at jeg havde rigtig godt styr på tingene, og så kunne jeg fornemme, at det var vigtigt, at jeg havde tid til at være der for de chefkolleger, der havde brug for mig, så jeg plottede bevidst meget få møder ind i kalenderen.«

’DR har den’
Onsdag den 5. marts var til gengæld tæt pakket med lange møder, blandt andet i koncernbestyrelsen og med fagforeningerne. Da alle formelle beslutningsprocesser var i hus, var det endelig tid til at trykke på knappen: Sent om eftermiddagen blev der derfor sendt en meddelelse ud via e-Boks til alle ansatte, hvor de blev inviteret til orienteringsmøde torsdag morgen kl. 8.15.

I det sekund, der blev trykket ’afsend’, vidste Kim Pedersen godt, at risikoen for et læk til pressen var stor. Der gik da heller ikke lang tid, før Andreas Brethvad, der er Public Affairs og Kommunikations-direktør, ringede ham op og sagde: ’Kim, DR har den’.

»Heldigvis kunne DR-journalisterne kun fortælle, at der var indkaldt til et vigtigt møde, ikke hvad det handlede om. Så i løbet af et splitsekund besluttede vi at holde fast i kommunikationsplanen.«

I alle dagene op til den 6. marts var hans største bekymring, om der var nogle journalister, der kunne breake nyheden inden fællesmødet kl. 8.15. Den, der kom tættest på, var Ole Krohn fra TV2 News. En time inden mødet fortalte han på live tv, at stormødet handlede om brevuddeling.

»Selv om Ole Krohn ikke kunne fortælle præcist, hvad der var lagt op til, var jeg superked af det, og jeg ved den dag i dag ikke, hvor han havde historien fra,« siger Kim Pedersen.

Sug i maven og forløsning
På orienteringsmødet var der en samlet ledergruppe, der leverede budskabet til medarbejdere over hele landet. Kim Pedersen husker, at han fik et sug i maven, men samtidig følte det som en forløsning, da han endelig kunne fortælle medarbejderne, hvad der skulle ske.

»Det var igen det her med både hjernen og hjertet. Jeg redegjorde for det rationelle grundlag, altså hvorfor vi gjorde, som vi gjorde, men understregede også, at vi meldte det ud i god tid, og at vi ville tage godt vare på medarbejderne.«

Da nyheden om afviklingen af den posttjeneste, som Christian den 4. indførte for 400 år siden, herunder afskedigelsen af 1500 medarbejdere, detonerede torsdag morgen, røg Kim Pedersen ind i en medieslynge, han først fik vristet sig ud af i løbet af aftenen.

Specielt et af dem vil han sent glemme. Umiddelbart efter orienteringsmødet blev han interviewet af TV2 udenfor hovedsædet, og det blæste så meget og var så pivkoldt, at hans øjne løb i vand.

»Derfor gled der en tåre ned ad kinden, mens jeg stod foran kameraet. Det har jeg fået en del røg for internt, at jeg stod på direkte tv og græd.«

Hustruen samlede videoklip
Når han ikke gav interviews til trykte eller elektroniske medier, suste han ned i den kommandocentral, der var etableret i PostNords kommunikationsafdeling for at holde snor i, hvordan historien udviklede sig i medierne og blandt medarbejderne. Ledere fra hele landet meldte løbende ind, hvordan stemningen var rundt omkring i landet.

»Det var vigtigt for os at holde øje med, hvordan det her blev modtaget, både blandt danskerne, kunderne og politikerne. Vi havde også forberedt scenarier for mulige arbejdsnedlæggelser, men det blev heldigvis ikke aktuelt.«

Da han kom hjem sent på aftenen, blev han modtaget af sin hustru. Ikke med en kold øl eller et glas vin. Hun havde i stedet lavet et sammenklip af de mange forskellige interviews, han havde givet, og gav ham konstruktiv feedback på hvert enkelt.

»Min kone er min vigtigste sparringpartner, og hun syntes heldigvis, at jeg havde klaret det godt,« lyder det fra Kim Pedersen.

Også de næste dage var medietrykket enormt, og det fortsatte helt frem til mandagen, hvor Kim Pedersen og hele ledelsen stillede op til en paneldebat, som alle medarbejdere kunne deltage i online.

Sidder tilbage med følelse af stolthed
Når Kim Pedersen i dag tænker tilbage på de hektiske måneder, uger og dage, er han først og fremmest stolt af den måde, hans ledergruppe håndterede forløbet på. Men i endnu højere grad af, hvordan medarbejderne modtog nyheden. Specielt et tv-interview med en brevbærer i Aarhus i minutterne efter stormødet satte sig varige spor i ham.

»Anders fra Aarhus var en af dem, der skulle fyres, men stillede sig alligevel op og fortalte, at han selv havde bemærket, hvor meget brevmængden var faldet, og han havde tænkt sig at stå på mål for at kunderne får deres brev til tiden helt frem til 31. december. Der var mange andre udsagn af samme slags, og de gjorde mig simpelthen stolt på hele organisationens vegne,« siger Kim Pedersen.

’Først nu arbejdet begynder’
Selv om han i dag erklærer sig tilfreds med, at 6. marts blev håndteret så ordentligt og transparent, som han kunne have ønsket sig, ser Kim Pedersen ikke datoen som afslutningen på den proces, PostNord skal igennem.

I hans verden er det tværtimod begyndelsen.

»Vi har ikke passeret målstregen, det er først nu arbejdet begynder,« siger Kim Pedersen og fremhæver især opgaven med at sikre fremtiden for så mange som muligt af de 1500 brevbærere, der bliver afskediget. PostNord-direktøren forventer, at mindst 700 ud af de i alt 2200 medarbejdere fra brevforretningen – og forhåbentlig endnu flere – kan omskoles og tilbydes job i pakke-divisionen.

»Vi skal demonstrere over for de 1500, at vi mener det, når vi siger, at vi er en ordentlig virksomhed. Derfor vil vi hjælpe med uddannelse, omskoling, CV’er m.m. Mit håb og min tro er, at der ikke vil være ret mange, der bliver tabt i det her spil,« siger Kim Pedersen.

Den anden helt store opgave bliver at levere på løftet om fortsat vækst på pakkerne. Så samtidig med at PostNord i løbet af de næste måneder fjerner de cirka 1500 postkasser, der er tilbage rundt omkring i landet, går Kim Pedersen og ledergruppen all in på at forløse potentialet i at omdele flere og flere pakker til danskerne.

»Pakkevolumenerne vokser og vokser, og behovet for hurtig og effektiv pakkelevering er presserende – og det er noget, vi i PostNord er rigtig godt rustet til,« siger han.

Ikke bange for eftermælet
Ifølge Kim Pedersen selv er han ikke nervøs for, at han for tid og evighed vil blive husket som direktøren, der afskaffede den brevomdeling, som Christian d. 4. stod fadder til for 400 år siden.

»Mit eftermæle er ikke noget, jeg tænker ret meget over, men hvis det endelig skal være, vil jeg da gerne gå over i historien som ham, der løftede virksomheden ind i næste kapitel, og som lykkedes med at sikre, at vi også overlever de næste 400 år,« lyder det fra Kim Pedersen.

Dén opgave har han tænkt sig at arbejde ufortrødent videre på at løse de kommende år, vel at mærke uden at glemme den historie, PostNord kommer fra. I forbindelse med virksomhedens 400-års jubilæum, der blev fejret i julen sidste år, fik han derfor hængt et billede af Christian d. 4 op i hovedsædet.

Og dér får det lov at blive hængende.

»For mig er respekten for fortiden lige så vigtig, som rejsen ind i fremtiden, og derfor signalerer maleriet, at kongen er med på den rejse, vi er taget ud på, og som i bund og grund handler om, at vi også vil være der for danskerne i morgen og de næste mange, mange år,« lyder det fra Kim Pedersen.