Her var de først med den fire dages arbejdsuge. Sådan skar de fredagen væk med succes

I 2014 gik det godt for IT-marketing-virksomheden IIH Nordic. Telefonerne ringede, kunder strømmede til, og der var flotte tal på bundlinjen. Samtidigt satte væksten gang i refleksionerne i ledelsen:

»Vi havde rødsprængte øjne og masser arbejde – vi kunne arbejde solen sort, men på den lange bane ville det ikke give livskvalitet,« fortæller administrerende direktør, Henrik Stenmann.

Ledelsen stod med tre centrale udfordringer: For det første, var der rift om de IT-data-kyndige medarbejdere, de havde brug for, hvilket betød at rekruttering og fastholdelse var en konstant hovedpine. For det andet havde de brug for mere livskvalitet og mindre unødvendig travlhed. Og for det tredje havde de eksisterende medarbejdere for meget spildtid på grund af indgroede mail- og mødervaner.

»Lige det frustrerede mig personligt rigtig meget, for jeg kan rigtig godt lide at bruge teknologi til at optimere,« tilføjer Henrik Stenmann til den sidste udfordring.

Hovedkonklusionen på de tre udfordringer blev, at virksomheden skulle omstille sig, så ledelsen kunne give medarbejderne færre arbejdstimer til samme løn; fire dages arbejdsuge på 30 timer – et tilbud, som var anderledes end at konkurrere på løn, som typisk var hvad, man skulle holde medarbejderne i folden med, fortæller Henrik Stenmann. 

‘Jeg kan faktisk ikke se ideen i at skifte til et andet bureau’
Målet blev sat og ambitionen meldt ud, men selve beslutningen var kun det første lille skridt på en to år lang omstilling med omfattende undersøgelser, brainstorming og miniforsøg på at finde lige netop den måde at arbejde på, der effektiviserede uden at gøre medarbejderne mere travle. Efter tre år, i 2017, lykkedes det uden økonomiske omkostninger. Hvordan vender vi tilbage til.

Efter indførslen af en fire dages arbejdsuge står det klart, at satsningen er en succes – målt på de glade og loyale medarbejdere.

»Vi er jo i en branche, hvor folk rækker meget ud, men jeg er blevet så vant til det her. Jeg kan faktisk ikke se ideen i at skifte til et andet bureau, om jeg så fik mere i løn. For jeg sætter virkelig pris på min fridag,« fortæller Marie Bojesen, som er specialiseret i marketing på søgeplatforme.

Hun søgte job hos IIH Nordic, da en ven fra firmaet luftede, at der var kortere arbejdsuge hos dem. Og det er også noget af det, der gør det svært for hende at tage imod andre tilbud, for fridagen har øget hendes livskvalitet, som er mere værd end penge, fortæller hun.

»Nu har jeg to små tvillingedrenge, og jeg synes virkelig, det er befriende, at jeg kan give dem en fridag om fredagen. Og hvis de ikke er hjemme, kan jeg nå en masse, som gør at jeg kan slappe rigtigt af efter. Nu har jeg bare en dag til at lade op i,« siger hun.

Henrik Stenmann bekræfter, at strategien om at tiltrække og holde på medarbejdere har virket efter hensigten:

»Ja, jeg kan jo konstatere, at de fleste bliver. Kun tre medarbejdere har sagt op på tre år, og vi er omkring 50 mennesker. Folk bliver her bare nu.«

Selvom der er lavet tiltag for at øge produktiviteten i de resterende arbejdstimer, er det ikke noget, der har øget stressen, fortæller Maria Bojesen:

»Vi arbejder måske mere koncentreret på grund af de mange tiltag. Men det er ikke fordi, jeg føler, at man arbejder helt vildt intents hele tiden – der er stadig plads til at snakke over kaffemaskinen.«

Henrik Stenmann behøver ikke at gætte, om omstruktureringer og en kortere uge har øget trivslen blandt hans medarbejdere. For det er en af de mange aspekter af virksomheden, han måler kontinuerligt på. Medarbejdertilfredsheden er i top, mens sygefraværet er halveret. En udvikling som har været stabil siden den korte uge blev introduceret, fortæller han. 

Sådan skaber du plads til en fire dages arbejdsuge
Måske drømmer du selv om at gøre arbejdsugen for dit team kortere – eller bare om at spare spildtid og unødvendige arbejdstimer, så der er mere plads til fritid. Fra august, 2014 til januar, 2015, observerede ledelsen medarbejdernes vaner og tidsforbrug på arbejdet. Her kortlagde de den tid, de skulle indhente ved at skære fredag af. Men den første åbenbaring var, at en arbejdsuge uden fredag ikke var så omkostningsfuld i forhold til andre dage:

»Hvad består fredag egentlig af? Lidt længere morgenmad og ofte lidt længere frokost og klokken to er folk generelt mentalt gået på weekend. Så, vi regnede ud, at vi skulle optimere fire timer,« fortæller Henrik Stenmann.

Næste skridt var så at se på, hvor meget spildtid, altså ineffektivt tidsforbrug, der kunne optimeres. Her observerede de nøje alle arbejdsprocesser; hvor lange møder, medarbejderne sad i, hvor mange mails, der blev læst, CC’et og modtaget. 

Giv medarbejderne ejerskab over omstillingen
Derefter fordybede ledelsen sig i litteratur og eksisterende viden om gode arbejdspladser. Ved at implementere nye vaner og systemer skulle de nemt indhente den tabte tid. Troede de.

»Men der blev vi godt nok klogere. Det kan man ikke. Der blev jo et ramaskrig,« fortæller Henrik Stenmann og giver rådet: »Der, hvor der virkelig begyndte at ske noget, var da vi begyndte at involvere medarbejderne og gav folk ansvar for, at det skulle lykkes,« forklarer Henrik Stenmann.

I starten af 2015 begyndte en ét år lang implementeringsfase, der gav plads til forsøg og input fra medarbejderne. Det var de to års grundige trial-and-error-fase, der gjorde, at medarbejderne kom med på omstillingen. Medarbejderne skal have ejerskab over udviklingen. Og det tager tid, understreger Henrik Stenmann. Derfor tog det to år, fra januar 2015 til januar 2017, med at teste nye systemer og metoder.

Optimering og automatisering
IIH Nordic har grundlæggende foretaget tre ændringer i arbejdsgangen, der gør, at de nøjes med at arbejde 30 timer om ugen. Den første ændring er de systemer og it-løsninger, som gør hverdagen mere gnidningsfri for både medarbejdere og ledere.

Det er Henrik Stenmanns personlige kæphest, at nye teknologier kan gøre arbejdet mere effektivt for dig:

»Da jeg studerede erhvervsøkonomi på CBS, sagde en underviser i statistik til os, at dem der bliver dygtige til Excel, kan tage mange kaffepauser i det her fag. Det blev jeg så, og han havde ret i, at det har givet mig mange flere kaffepauser,« fortæller han.

Det er stadig princippet om, at man kan automatisere sig ud af unødvendigt arbejde, der guider Henrik Stenmann i hans ledelse af medarbejderne. For eksempel har han systematiseret trivselsmålinger af sine medarbejdere. Hver eneste uge bliver de anonymt stillet fem autogenererede spørgsmål, som de skal svare på. Altså spørgsmål som systemet selv laver. 

»Spørgsmålene varierer, men det kan være, om medarbejderne forstår deres opgaver, om opgaverne føles berigende, hvordan de har det derhjemme, og om vinteren kan det handle om træthed. Trivsel er jo sæsonafhængigt, så måler man kun en gang om året, får man jo et øjebliksbillede. Det her system gør, at vi hele tiden har en finger på pulsen,« fortæller han.

For Henrik Stenmann har den systematisering af ledelsen sparet ham tid ved, at han meget mere konkret kan se, hvor han skal gøre noget for sine medarbejdere og fange mistrivsel før det er for sent. 

»Som leder – især nu med hybridarbejdet – er det et uundværligt værktøj, der kan give dig viden om, hvorfor folk er fraværende, trives eller ej. Det gør dig mere målrettet, i stedet for, at du skal gætte, om en medarbejder skal have mere ros, når de egentlig hellere vil have feedback,« siger han.

Effektivisering af arbejdsdagen
Kontorlandskabet er stort med bare murstensvægge, et par mødelokaler og et køkken i midten. Nogle af effektiviseringsmetoderne har synligt præget kontoret.

Rundt omkring på de bare murstensvægge hænger nogle skærme, der viser en række grønne og røde vandrette søjler. Det er kontorets pomodoroboards. Når en medarbejder er fordybet med en konkret opgave og derfor ikke vil forstyrres, markeres deres navn med en rød bjælke. Så før medarbejdere prikker hinanden på skuldrene kan de skæve op til skærmen og få at vide, om nu er et dårligt tidspunkt. 

Derudover er hvert skrivebord udstyret med en rød lampe, der tydeligt indikerer, hvis en medarbejder er midt i et sprint. Det giver meget færre forstyrrelser og øger markant mængden af koncentreret arbejdstid i løbet af dagen, fortæller Henrik Stenmann. 

Det betyder ikke, at medarbejderne udelukkende arbejder i koncentrationssprints, fortæller Henrik Stenmann, men de har muligheden for at gøre vigtigt arbejde færdigt helt uforstyrret.

43 procent mere effektive medarbejdere
På trods af den ekstra fridag, er IIH Nordic stadig en virksomhed i vækst. Målt på finansielle nøgletal er medarbejderne i gennemsnit blevet 43 procent mere effektive. Og så er det en gladere og sundere virksomhed, siger Henrik Stenmann. Omstillingen fra fem- til fire dages arbejdsuge har været lang og tidskrævende, men det kan anbefales at gentænke, hvordan man arrangerer sin dag, så tiden bruges bedre, mener Henrik Stenmann:

»Først og fremmest får din virksomhed en god anledning til at reflektere over tiden – at lære at respektere den tid, vi arbejder i. Det kan give mere frihed, trivsel og livskvalitet.«