7 gode råd: Sådan skaber du en god hybrid arbejdsplads

Engang kunne du regne med, at stort set alle medarbejdere automatisk mødte ind på kontoret på cirka samme tidspunkt - alle fem dage om ugen. Nu skal du som leder gøre dig mere umage for, at du og dine medarbejdere kan møde hinanden på en god måde. 

Over hele verden er der en stigende forventning fra medarbejdere om at kunne tilrettelægge arbejdsdagen mere frit og selvstændigt. Mængden af fleksibilitet er blevet et tema ved ansættelsessamtaler, og jobs bliver til- og fravalgt på den baggrund. Muligheden for at kunne arbejde mere fleksibelt er med andre ord et parameter i kampen om at kunne tiltrække og fastholde de rigtige kompetencer. Men der er også faldgruber, du skal være opmærksom på.

Hvis du som leder vælger at gå i retning af de hybride arbejdsformer, skal du være klar på en proces, der kræver åbenhed, involvering og tillid. Det siger Ledernes ledelsesrådgiver, Birgitte Alstrøm, der her giver dig sine bedste råd og anbefalinger til, hvordan du kan stille dig i spidsen for at skabe en attraktiv og effektiv hybrid arbejdsplads, hvor I kan trives og samarbejde på tværs af tid og sted. 

Når I begynder at arbejde mere uafhængigt af tid og sted, skal levereglerne følge med og tilpasses de nye rammer. Det er vigtigt, at levereglerne både tager hensyn til arbejdsopgaverne og til jeres forskellige foretrukne arbejdsformer. 

Det kan være forskelligt, hvor, hvordan og hvornår dine medarbejdere trives med at løse forskellige typer af opgaver. Nogle kan bedst lide arbejdsdagene så ens som muligt. Andre foretrækker variation og fleksibilitet. Sørg for at inddrage medarbejderne i arbejdet med levereglerne. Så bliver de dækkende for de forskellige typer opgaver, I har som team. Og medarbejderne er indforståede med rammerne og ved, hvad de betyder i dagligdagen.

Helt praktisk kan du indkalde til et fællesmøde, hvor I taler om jeres foretrukne måder at løse de forskellige typer af opgaver på. I kan desuden søge inspiration fra andre virksomheder og finde ud af, hvilke digitale værktøjer I har til rådighed i organisationen. Det er en god idé, at I laver leveregler for: opgaver, møder, eventuelle faste dage på kontoret, tilgængelighed og kommunikation. Målet er at skabe nye processer, så I kan løse jeres opgaver så godt som muligt, selvom I arbejder på tværs af tid og sted. 

Kernen i en god hybrid arbejdsplads er oplevelsen af at være inkluderet og have lige muligheder. Som leder skal du skabe rammer, så alle har samme adgang til viden og til at opbygge relationer til dig og til hinanden – uanset hvor du og medarbejderne arbejder fra. Vær ekstra opmærksom, hvis I har været vant til at være fysisk til stede på kontoret på samme tid. Så kan I nemt komme til at glemme kollegaer, som arbejder på distancen. 

Som leder bør du selv arbejde væk fra kontoret jævnligt for at vise med ord og i handling, at det er den måde, I gør tingene på. På den måde er du også med til at træne alle i teamet i at opbygge og vedligeholde relationer, dele viden og kommunikere via digitale kanaler.

Tænk over, om I har tendens til kun at spise frokost med dem, I møder fysisk på kontoret? Vær opmærksom på, om du som leder især giver spændende opgaver til medarbejdere, du møder på kontoret. Roser og forfremmer du primært dem, du ser mest på kontoret? 

På en arbejdsplads har man både et ansvar for at levere de aftalte opgaver og for at være en god kollega. Som leder skal du være tydelig om, hvad du forventer på begge områder – og vær ekstra tydelig, når I ikke ser hinanden så ofte og løbende kan tage de små, hurtige forventningsafstemninger, når man ses på kontoret. 

De fleste er relativt vant til forventningsafstemning om opgaveløsningen, som ofte er ret konkret. Sørg for at gøre det lige så klart og konkret, hvad du forventer, at dine medarbejdere gør for at styrke deres relationer til kolleger, når I arbejder på distancen. Hvad gør en god kollega, når der starter en ny kollega? Når en ny opgave går i gang? Når de øvrige kolleger skal holdes orienteret om en udvikling? Eller når en kollega har brug for hjælp?

Jeres arbejdskultur skal afspejle, hvordan I gerne vil være gode samarbejdspartnere og kollegaer for hinanden, uanset hvor fra og på hvilket tidspunkt I arbejder. Tal med hinanden om det gode kollegaskab og træn det på jeres digitale kanaler, så det bliver naturligt at bede om hjælp og række ud til hinanden uanset platform.

De uformelle møder er langt vigtigere, end mange tror. De er sociale og produktive, relationer skabes og vedligeholdes, og arbejdskultur formes. 

På den fysiske arbejdsplads opstår mange uformelle møder af sig selv. Det er den hurtige koordinering, den hyggelige snak eller en anerkendende bemærkning på vej til og fra møder, i kantinen, i storrumskontoret og ved kaffemaskinen. 

På den hybride arbejdsplads opstår de uformelle møder ikke på samme måde af sig selv. Det kan du som leder kompensere for ved at planlægge relevante, faste faglige møder, så medarbejderne får set og talt med hinanden jævnligt og sørge for, at der også er tid til uformel snak. Afhold også gerne onlinemøder, hvor formålet helt eller delvist er at styrke de sociale relationer. Især når der starter nye medarbejdere i teamet.

I starten kan det føles kunstigt at mødes online på den måde, men det er bare en ny vane, som skal trænes og vedligeholdes. 

Det er naturligt at ændre arbejdsvaner og bruge den ekstra fleksibilitet, som en hybrid arbejdsplads giver. Teknisk set er der mulighed for, at du og dine medarbejdere kan være tilgængelige 24/7, og mange oplever, at grænsen mellem arbejde og fritid bliver mere flydende, når de arbejder hjemmefra.

Når dine medarbejdere arbejder på distancen, kan det være sværere for dig at opdage tidlige tegn på fysisk eller mental mistrivsel. Derfor er det en god idé, at du taler med dine medarbejdere om, hvordan de kan planlægge velsammensatte arbejdsdage med tid til at holde pauser, spise frokost og jævnligt række ud til en kollega med andet end faglige spørgsmål. 

I teamet kan I hjælpe hinanden ved at dele tips og tricks til nye gode vaner. Sørg for at aftale indbyrdes, hvornår I er tilgængelige på hvilke kanaler, og husk at informere jeres nære samarbejdspartnere om det. 

Nogle organisationer har succes med at tilbyde sine medarbejdere kurser i sunde hybride arbejdsvaner. Måske det kunne være en idé for jeres organisation?

På den hybride arbejdsplads er der primært tre typer møde – fysiske møder, digitale møder og hybride møder, hvor nogle er til stede fysisk og andre er med digitalt.

Som leder bør du sørge for, at I får lavet klare aftaler i jeres leveregler om, hvordan man bedst deltager i de møder, hvor alle eller nogle er med digitalt. Til nogle møder vil det være en forudsætning, at I har adgang til at se en præsentation på skærmen eller skrive i chatten. Til nogle møder er det vigtigt at fremstå meget professionelt på virksomhedens vegne. Til en række andre møder kan det være okay at være mere afslappet til stede, men vær generelt opmærksom på, at alle har en stabil internet-/telefonforbindelse, og at ingen forstyrrer de andre i mødet med høj baggrundslarm eller ved dynamisk kameraføring fra en gåtur i skoven. 

Hvis dine medarbejdere ofte arbejder på distancen, kan du overveje at skære ned i antallet af fysiske kontorarbejdspladser. Det giver mulighed for at bruge pladsen på nye samarbejdsøer og ekstra bokse til telefonmøder eller mødelokaler. På den hybride arbejdsplads skal det være nemt at holde hurtige online-møder med dem, der ikke er på kontoret – uden at forstyrre dem, der er på kontoret. 

Hvis I holder fysiske samlinger, spiser morgenmad sammen eller lignende på kontoret, skal der være video- og mikrofonudstyr til rådighed, så kolleger på distancen kan deltage på lige fod i god kvalitet. Vær opmærksom på de uformelle møder, hvor to medarbejdere tidligere lige ville gå hen til en tredje kollega for at spørge om noget. Her skal der være små mødelokaler til rådighed med en mødetelefon eller videomødeudstyr, så de to medarbejdere nemt kan have et kort telefon- eller videomøde i god kvalitet med kollegaen på distancen uden at forstyrre de øvrige kollegaer på kontoret.

Hvis der er færre kontorarbejdspladser end medarbejdere, bør du overveje at indføre et system til at booke kontorarbejdspladserne. Du skal også sørge for opbevaringsløsninger, så medarbejderne har et sted til deres ting og kan gøre det til en vane at rydde bordene efter endt arbejdsdag.