Akutafdeling har vendt medarbejderflugt. Her er, hvordan de fik medarbejderne til at blive

Førhen kiggede Nanna Saaby Sørensen altid nervøst på sin kollega Helle Seemann, når det var sidst på måneden.

»Nå, Helle, er der nogen, der har sagt op?« ville hun vide.

De fleste måneder var svaret ’ja’. Mange medarbejdere søgte nemlig dengang for fire-fem år siden væk fra Akutafdelingen på Nordsjællands Hospital i Hillerød. Det gjaldt især for gruppen af nyansatte, hvor cirka hver tredje sagde op inden for det første ansættelsesår.

»Listen over medarbejdere, vi måtte strege, var meget lang,« siger Helle Seemann, der er oversygeplejerske og en af de to ledere i den 108 medarbejder store afdeling.

»Det var en skidt udvikling,« supplerer klinisk sygeplejespecialist Nanna Saaby Sørensen, »både fordi det var svært at rekruttere nye sygeplejersker, men også fordi det skader stemningen i en afdeling, når man oplever, at de nye hurtigt smutter. Så overvejer man måske også selv, om man skal søge væk.«

I dag er billedet i afdelingen et ganske andet. Nu hører det nemlig til sjældenhederne, at en medarbejder kommer ind på Helle Seemanns kontor for at sige op. I løbet af de sidste to år har hun kun modtaget en enkelt opsigelse fra en nyansat – og blot tre opsigelser samlet set i medarbejderstaben.

»Det har vist sig, at fastholdelse er muligt,« siger Helle Seemann. »Men det kommer ikke af sig selv,« tilføjer hun. »Det kræver ressourcer og nøje planlægning. Og det skal man som leder være klar til at prioritere.«

Hvad de mere konkret har gjort på akutafdelingen for at vende medarbejderflugten, er vi taget til Hillerød for at få svar på.

Ikke gjort med en buket blomster
Ude fra gangen lyder hurtige klaprende hæle på det grå linoleumsgulv, men ellers er stemningen i akutafdelingen rolig og afdæmpet.

Nogle sygeplejersker sidder ved computere og taster patientoplysninger ind, mens andre tager sig af de relativt få patienter denne tidlige morgen i december.

»Du skal længere op i sengen, søde,« siger en sygeplejerske til en ældre patient, der netop har fået serveret en bakke med bananyoghurt og rød saft.

Helle Seemann og Nanna Saaby Sørensen har set mange sygeplejersker komme og gå i de henholdsvis 23 og 17 år, de har været ansat i akutmodtagelsen i Hillerød. Men de senere år har udskiftningen i medarbejderstaben altså været særdeles begrænset. Og det er et resultat af et øget strategisk fokus på onboarding og fastholdelse, forklarer de to, der sammen med en tredje kollega udgør et team, der til sammen bruger en hel fuldtidsstilling på forberedelse, introduktion, undervisning og løbende samtaler med de nye medarbejdere.

»Det er ikke gjort med en buket blomster og flag på bordet. Det kræver tid og ressourcer at få folk godt med om bord. Det er man som leder nødt til at erkende, hvilket kan være svært i en travl hverdag med mange opgaver. Men vi kan i hvert fald konstatere, at det har kunnet betale sig på den lange bane,« siger hun.

»Jo bedre introduktion og uddannelse af de nye medarbejdere, des større er chancen for, at de bliver hængende,« slår Helle Seemann fast og påpeger, at det er mindst lige så dyrt, hvis folk smutter efter kort tid, og man igen skal ud at rekruttere og oplære nye medarbejdere.

Længere intro
Konkret har akutafdelingen forlænget introduktionsperioden for nye medarbejdere fra en til tre måneder, hvilket er ressourcemæssigt krævende, dels fordi der går længere tid, før de kan indgå i vagtskemaet, og dels fordi der går flere timer til uddannelse og opfølgning. Men det var nødvendigt, fastslår Helle Seemann.

»Det er enormt komplekst at komme ind på en akutafdeling, hvor du skal lære en masse nye funktioner samtidigt med, at du skal være generalist – og det bliver ikke mindre svært, hvis du er nyuddannet, som mange af vores ansøgere er,« siger hun.

Fordelen ved at sprede introduktionen ud over en længere periode er, forklarer Nanna Saaby Sørensen, at den nye kan lære tingene lidt ad gangen.

»Det bliver mindre stressende, når man har tid til at dele oplæringen op i mindre bidder. Det giver simpelthen en bedre læringsproces, når det ikke er så komprimeret,« siger hun.

Ud over den længere introperiode har de i afdelingen også besluttet at værne mere om de nye, så de ikke pludseligt bliver kastet ud i nye opgaver, bare fordi der opstår travlhed, forklarer hun.

»Førhen kunne vi godt gå på kompromis med vores introprogram, hvis der var sygdom eller ekstra travlt. Så blev de nye sluppet lidt mere løs, end der ellers var planen. Men det er vi gået væk fra. De nye tæller simpelthen ikke med i vagtplanen – uanset hvad der sker,« siger Nanna Saaby Sørensen, der forklarer, at det blandt andet er muligt, fordi det er lykkedes ledelsen af nedbringe perioder med overbelægning i afdelingen.

At de nye ikke bliver en del af vagtplanen, før de er kommet igennem introduktionsforløbet, giver ikke bare en roligere opstart med tid til at lære, det minimerer også risikoen for dårlige oplevelser med situationer, de nyansatte ikke føler sig klædt på til, forklarer Nanna Saaby Sørensen.

Og netop det sætter sygeplejerske Olivia Simonsen stor pris på. Hun blev ansat i afdelingen 1. januar i år.

»Jeg havde fra start en følelse af, at jeg gerne måtte være ny og kunne tage tingene i mit eget tempo. Det var meget, meget trygt,« siger hun.

Særlig velkomsthilsen
Ser man på selve indholdet af introforløbet har meget også ændret sig, forklarer Helle Seemann og Nanna Saaby Sørensen.

Tre uger inden en ny medarbejder starter, modtager medarbejderen en »begrænset« mængde introduktionsmateriale samt en kort personlig videohilsen fra onboardingteamet.

I videoen byder de tre fra teamet den nye medarbejder velkommen. Altid one take. Og lidt til den »fjollede side«, som Helle Seemann siger.

»Tanken er at byde velkommen på en lidt mere personlig og uformel måde, så det ikke bare er en e-mail med et standardbrev. Det er bare en lille sjov gimmick, men effekten er kæmpe. Folk føler sig lidt særlige, når de modtager en personlig hilsen. De kan mærke, håber jeg, at vi glæder os til at se dem,« siger hun.

Og den følelse kan Olivia Simonsen genkende. Inden hun startede i jobbet ved årsskiftet, modtog hun et videoklip, hvor de tre fra onboardingteamet vinker til kameraet og fortæller hende, at de »giver den hele armen« for at gøre hendes introduktionsprogram klar, og at de glæder sig til at byde hende velkommen til »akutfamilien,« som de siger.

»Jeg blev megaglad,« fortæller hun. »For som nyansat kan man nemt blive nervøs for, om ens arbejdsplads overhovedet har tid til at tage ordentlig imod én. Og så kommer der pludselig en video med en personlig hilsen. Det gjorde, at jeg virkelig følte mig velkommen,« siger Olivia Simonsen, der på sin første dag blev modtaget med morgenmad af cheferne og flere af sine nye kolleger. »En rolig og afslappet dag,« husker hun.

»Det handlede kun om at lande, ikke om at skulle præstere. Det synes jeg var virkelig rart, at der var tid og plads til – også selvom jeg kendte flere i forvejen,« siger Olivia Simonsen, der som studerende havde været i praktik i afdelingen.

Med til festen
Som alle andre nye medarbejdere blev Olivia Simonsen fra starten tildelt tre såkaldte buddies, der har til opgave at hjælpe nye medarbejder godt i gang – især i forhold til det sociale.

»Det er superrart at have nogle, jeg altid kan gå til, og så har det været en hjælp i forhold til at blive en del af det sociale, som også betyder rigtig meget for, at man føler sig tilpas i en ny afdeling,« siger hun.

Netop det sociale element lægger Helle Seemann og Nanna Saaby Sørensen stor vægt på, når de planlægger introforløb.

»Jeg tror nærmest, at det sociale er halvdelen af det. Selvfølgelig skal man rent fagligt igennem en stejl læringskurve, men hvis de nye medarbejdere ikke hurtigt føler sig som en del af fællesskabet og finder gode kolleger, så tror jeg, at chancen for succes er mindre,« siger Nanna Saaby Sørensen.

»Det handler om«, tilføjer Helle Seemann, »at få de nye med til festen, med ned at spise eller lige snakke med dem, når man møder dem på gangen. Det gælder ikke bare for deres buddies, men for os alle samme. Både ledere og medarbejdere. Vi har alle sammen et ansvar for at tage godt imod de nye – vi var jo også selv nye engang. Og det forsøger jeg at gå forrest med ved ikke bare at sidde inde på mit kontor, men også være ude i afdelingen, være synlig og have en føling med de nyansattes trivsel,« siger Helle Seemann, der ligesom den øvrige ledelse i afdelingen altid er i »uniform«, det vil sige i det samme tøj som medarbejderne på gulvet.

Plads til fejl
Noget, der ifølge Nanna Saaby Sørensen kan fylde meget hos nye medarbejdere, er frygten for at begå fejl. Især når man som her på en akutafdeling arbejder med syge og tilskadekomne mennesker. Derfor gør de i afdelingen meget ud at fortælle de nye, at ingen forventer, at de kan det hele fra starten. Og at fejl er en del af den læring, de skal igennem.

»Vi forsøger at fjerne det forventningspres, som de nye nemt kommer til at lægge på sig selv. For hvis de tror, de skal kunne alt fra første dag, så vil de måske tøve med at spørge om hjælp. Det vigtige er, at vi kan tale om det svære og om de fejl, som vi jo alle begår,« siger Nanna Saaby Sørensen, som forleden blev ringet op af en ny medarbejder, der havde begået sin første medicinfejl.

»Hun var selvfølgelig ked af det, men jeg var bare så glad og stolt over, at hun ringede. For det viser jo lidt om den tryghed, vi har skabt. Og det gjorde, at vi fik talt det igennem og parkeret den i stedet for, at hun skulle sidde derhjemme med ondt i maven og måske ikke ville have lyst til at komme igen næste dag,« siger hun.

Individuel tilpasning
Selvom en stor del af introduktionsprogrammet er fastlagt på forhånd, så understreger Helle Seemann og Nanna Saaby Sørensen, at ingen introduktionsforløb er helt ens. Der skal nemlig være plads til at lave ændringer efter den enkeltes behov.

»Der kan jo være forskel på, hvor langt tid folk skal bruge på de forskellige dele af oplæringen. Har man for lidt tid til at lære en opgave, kan det føles utrygt at skulle stå med den alene, men omvendt kan det også være demotiverende, hvis man skal bruge en uge ekstra på noget, som man har fuldstændigt styr på. Derfor har vi en løbende dialog med de nye, så vi i en vis udstrækning kan formstøbe forløbet efter, hvad den enkelte har brug for,« siger hun.

Alsidigheden i introforløbet giver ifølge Nanna Saaby Sørensen ekstra arbejde til onboardingteamet.

»Når det er mere smidigt, som vi har valgt at gøre det, så sætter det nogle krav til os, der skal planlægge det. For det betyder, at vi skal være mere opmærksomme på, hvordan det går med den enkelte, og så tilpasse programmet efter, hvor de står. Men den tid er godt givet ud, for det giver nogle bedre forløb, hvor vi ikke presser for hurtigt på, og hvor den nye føler sig set og hørt,« siger hun.

Det er Olivia Simonsen enig i.

»Det har været rart, at tovholderne hele tiden fulgte op på, hvordan det gik og spurgte til, om der var noget, vi skulle justere. Både til de formelle samtaler, men også bare i hverdagen, hvor de er gode til at komme over og sige hej om morgenen og spørge til løst og fast,« siger hun.

Ro i afdelingen
Ifølge Helle Seemann og Nanna Saaby Sørensen har det givet betydelig mere ro i afdelingen, efter at de har fået stoppet medarbejderflugten.

»Rent fagligt står vi jo med akut syge patienter, og man ved ikke altid, hvad der sker, og derfor er det vigtigt, at vi kender hinanden rigtig godt. Og det er jo bare nemmere, når man ikke hver eneste måned skal forholde sig til nye kolleger,« siger Nanna Saaby Sørensen og tilføjer, at vagtplanen også er blevet nemmere at lægge, fordi stort set alle i dag har en vis erfaring og derfor kan indgå i den.

For Helle Seemann har det været en »øjenåbner«, hvor stor effekt den nye onboardingindsats har ført med sig.

»En dag gik det op for os, at ’gud, der er jo ingen, der siger op’ – det har virkelig været vanvittigt, hvad de her ændringer har betydet,« siger Helle Seemann, der også på et mere personligt plan finder stor glæde i at arbejde med onboarding og fastholdelse.

»Der er jo ikke noget federe for en leder end at se, at de folk, man får ind ad døren, blomstrer helt vildt op og blive pissegode,« siger hun.

Olivia Simonsen nærmer sig nu det første år i afdelingen. Og hun er, siger hun, »altid glad,« når hun møder ind på arbejde.

»Selvfølgelig er der dage, der er hårde, og hvor man ser nogle hårde ting, men jeg føler hele tiden, at der er nogen, der har min ryg,« siger Olivia Simonsen, der har mod på at fortsætte i afdelingen. »Jeg er glad for at være her, så jeg kan sagtens se for mig, at jeg bliver her i mange år,« siger Olivia Simonsen, inden hun igen skal ned og støde sig til medarbejdergruppen i afdelingen, som hun føler, hun nu er en fast del af.