Tjekker du også mail hver 6. minut? Ny bog viser vejen til øget fokus og bedre beslutninger

Hun kunne næsten ikke tro det.

Gennem flere måneder havde Susanne Odgaard testet en ny måde at arbejde på i afdelingen for global kommunikation i Novo Nordisk. Afdelingen var ledet af Katrine Sperling, som var vendt tilbage efter en længere stresssygemelding og nu havde sat sig for, at ingen af hendes medarbejdere skulle ende samme sted.

Med Susanne Odgaard som facilitator havde afdelingen gennemgået en række eksperimenter, som skridt for skridt skulle føre til nye og bedre vaner. Både i forhold til opgaverne. Men også i forhold til den måde, de greb arbejdsdagen an på.

Hun anede ikke, om det ville virke. Men nu, hvor hun sad og studerede de første målinger, var hun ikke længere i tvivl.

Målingerne viste, at stressniveauet i afdelingen var faldet markant, og at trivslen samtidig var skudt i vejret. Metoden var hverken kompliceret eller nytænkende. Tværtimod. Den byggede på teknikker, som var velafprøvede, simple og lige til at gå til.

Og det så altså ud til, at metoden faktisk virkede.

Susanne Odgaard har i lang årrække arbejdet som strategisk rådgiver og ledelsescoach. I sit arbejde har hun oplevet, hvordan både ledere og deres medarbejdere kan have svært ved at finde tid og ro til fordybelse i en tid, hvor vi overstrømmes af information, og det næste skud dopamin blot er et klik væk.

Undersøgelser viser, at vi hver dag udsættes for en informationsmængde, der svarer til at læse 174 aviser. Vi rører ved vores mobil 2.617 gange. Og så tjekker vi i gennemsnit e-mail hver 6. minut.

Konsekvensen er, at vi begynder at lave flere ting på samme tid og aldrig kommer i dybden med noget. Eller som Susanne Odgaard formulerer det: »Vi surfer rundt på overfladen af vores opgaver.«

Hun har netop udgivet bogen 'The work-life miracle', som dels er baseret på hendes egen erfaring som rådgiver for ledere og virksomheder, og dels bygger på en lang række videnskabelige studier om blandt andet vores digitale vaner.

Bogen er en slags selvhjælpsbog til, hvordan vi skærer støjen væk og fokuserer på det, som rent faktisk betyder noget. Det, som er vigtigt.

Grundprincippet i bogen er, at vi skal tage styringen over dagen, så dagen ikke tager styringen over os.

»Dagen vil rigtig meget med dig. Spørgsmålet er, hvad du vil med dagen. Det er det, hele min metode tager afsæt i. Det handler om at træffe intentionelle valg og være bevidst om, hvad man bruger sin tid på. Det er vigtigere end nogensinde – ikke mindst i lederrollen, hvor alle trækker i dig og vil have din opmærksomhed,« siger hun.

En tosset idé
Susanne Odgaard har selv prøvet at skulle vælge til og fra, da hun i 2014 som nyskilt og alenemor til to valgte at starte sin egen virksomhed. »Alle omkring mig syntes, at det var en virkelig tosset idé,« griner hun.

Men hun fik det til at fungere. Både derhjemme og i sin nye virksomhed. Ikke ved at vende alt på hovedet. Men ved at lave små justeringer, som fik hende til at fokusere på de vigtigste ting.

Derfra udviklede hun møjsommeligt den metode, som hun siden har afprøvet i et hav af virksomheder og med et hav af ledere. Og som hun altså nu folder ud i en bog, som Finans.dk har kaldt »et lille mirakel«.

Metoden består af tre grundprincipper: Simpelt, meningsfuldt og rytmisk, som ifølge Odgaard tilsammen gør det muligt at designe en arbejdsdag, hvor du både præsterer bedre og har mere energi tilbage, når du går hjem.

Vi har bedt hende pege på fem konkrete teknikker fra bogen, du som leder kan bruge til at skabe en fokuseret arbejdsdag med mindre stress og bedre beslutninger.

Det første, hun anbefaler dig at gøre, når du møder ind på kontoret, er at stille dig selv tre simple spørgsmål.

»Vent med at tjekke din e-mail. Det er nu, du har chancen for at præge, hvilken retning din dag skal tage. Både i forhold til opgaverne. Men også i forhold til dit mindset,« siger Susanne Odgaard.

Start med at spørge dig selv, hvad du er taknemmelig for. »Det er et ganske enkelt mind trick,« forklarer hun. »Men det virker.«

Når du tvinger hjernen til at tænke på noget, du sætter pris på – det kan være noget så banalt, som at solen skinner – så bliver du mere åben og mindre dømmende. Og måske også mere bevidst om, hvad der egentlig betyder noget for dig.

Dernæst skal du spørge dig selv om, hvilke tre opgaver der er vigtigst i dag. Det hjælper dig med at prioritere og skære to-do-listen ned til det, som giver mening at fokusere på.

»Når du ved, hvad der er det vigtigste, bliver det også lettere at se, hvilke opgaver der kan vente, og hvilke du kan give videre til andre. På den måde bliver det dig, der sætter kompasset for dagen – og ikke omvendt,« siger hun.

Det tredje og sidste spørgsmål, du skal stille dig selv, er, hvad du skal gøre for at kunne gå i seng med en »god fornemmelse i hjertet«, som Susanne Odgaard formulerer det. Et mere personligt spørgsmål, der hjælper dig med at sikre, at du bruger din dag på noget, du kan stå inde for, og som er meningsfuldt for dig.

De første syv timer efter, at du vågner, er ifølge Susanne Odgaard det tidsrum, hvor de fleste har mest energi.

Så hvis du vågner kl. 6 og møder ind på jobbet kl. 8, har du altså fem timer tilbage med et højt energiniveau.

Derfor giver det mening at starte med det, der faktisk flytter noget. Og så vente med de mindre vigtige ting til sidst på dagen.

Det er værd at bemærke, forklarer hun, at det vigtigste ikke nødvendigvis er det, som haster mest.

»Vi har en tendens til at tænke, at hvis det haster, så må det være vigtigt. Men sådan hænger det langt fra altid sammen. Hasteopgaverne kan måske give dig sejre på den korte bane, men som leder vil det ofte være vigtigere at skabe resultater på den lange bane. Og det bliver svært, hvis du hele tiden prioriterer det, der kommer ind fra højre i løbet af dagen,« siger hun og peger på strategiarbejde og refleksion over arbejdsgange som opgaver, der kan være med til at skabe udvikling og resultater på længere sigt.

Så altså: Overvej, hvilke opgaver der er vigtigst for, at du kan lykkes som leder, og brug så vidt muligt første del af dagen på at løse dem. Så kan du altid fokusere på de rutineprægede opgaver – for eksempel koordineringsopgaver – ud på eftermiddagen, hvor energien begynder at dale.

Ét er at prioritere opgaverne og strukturere dagen. Noget andet er rent faktisk at få løst de opgaver, du har valgt ud. Og det kan ifølge Susanne Odgaard være krævende i det, hun kalder en »hyper-connected« verden, hvor de digitale distraktioner står i kø og råber på din opmærksomhed.

Forsøger du at løse bare to opgaver på én gang, vil din produktivitet falde med 20 procent og din intelligens med 15 point på IQ-skalaen, forklarer hun med henvisning til to andre af de forskningsprojekter, hun refererer til i bogen.

»Og så kan du selv tænke dig til, hvad der sker, hvis du løser tre eller fire opgaver ad gangen,« siger hun og svarer selv: »Du bliver ikke bare markant dårligere til dit arbejde. Du begynder også at føle en meningsløshed, fordi du ikke er connected med det, du laver.«

En af de teknikker, som ifølge Susanne Odgaard kan hjælpe dig med at fokusere på én opgave ad gangen, er pomodoro-teknikken.

»Det er den mest simple og på samme tid mest effektive teknik til at skabe fokus og nå i dybden med en opgave,« forklarer hun og påpeger selv, at der intet nyt er ved teknikken. Men det er heller ikke så vigtigt.

»Jeg er ikke ude på at opfinde noget nyt, bare for at opfinde noget nyt. Jeg er ude på, at vi begynder at bruge de værktøjer, der virker. Og det viser både forskningen – og min egen erfaring – at pomodoro-teknikken gør,« siger hun.

Teknikken går i al sin enkelthed ud på at sætte et ur på 25 minutter. Og så gøre op med dig selv, hvad du vil arbejde med i det tidsrum.

»Når man bruger pomodoro-teknikken, laver man så at sige en kontrakt med sig selv om, hvad man vil bruge de næste 25 minutter på. Det er en meget konkret måde at sætte retning og prioritere på,« siger hun og tilføjer, at det er en god idé at lægge den samme type opgaver i forlængelse af hinanden.

»Hjernen kan godt lide at løse flere opgaver i træk, der minder om hinanden. Det kræver mindre omstilling, og derfor bliver du mere effektiv. Og det er hele pointen med pomodoro: At du ikke bare kradser i overfladen af opgaverne, men rent faktisk får rykket på dem,« siger hun.

Jo mere i dybden, du formår at arbejde med opgaverne, desto mere føler du, at du er i kontrol, når du rejser dig fra dit skrivebord for at holde en pause.

Og det – følelsen af at være i kontrol – gør mere end at sænke stressniveauet på jobbet. Det er selve forudsætningen for, at du kan træffe de beslutninger, som hører med til jobbet som leder, fastslår Susanne Odgaard.

Hvis du vil lære at holde gode pauser, kan du med fordel lade dig inspirere af, hvordan atleter holder pauser, mener hun.

»Atleter træner jo ikke bare på fuld gas i otte timer. Langt fra. Det ville føre til skader og dårlige præstationer. Kroppen har brug for pauser for at kunne restituere og være klar til næste øvelse. Sådan er det også med hjernen,« siger hun.

Vi er dog generelt ikke særlig gode til at give hjernen pauser, påpeger Odgaard.

»Mange tænker, at de lige kan svare på et par mails imellem to møder. Men det er ikke at holde en pause. Det er at lave en opgave. Og så ender du med at arbejde i måske tre-fire timer i træk. Det gør det sværere at forblive fokuseret og træffe gode beslutninger, som jo er det, du er sat i verden for som leder,« siger hun og tilføjer, at du bør være lige så ambitiøs med dine pauser, som du er med dit arbejde.

»Det kræver et bevidst valg at holde en god pause. Hvis du lader dig styre af dine impulser, ender du med at tjekke nyheder og Facebook. Sæt dig i stedet i førersædet, og træf et bevidst valg om, hvad du skal bruge din pause på,« siger hun.

Og det må gerne være så lidt som muligt.

»Du har handlet, handlet, handlet og truffet beslutninger. Nu skal du lade være,« siger hun og foreslår, at du rejser dig fra computeren og lader mobilen blive i lommen. Det vil give dig en pause uden »konstante digitale distraktioner«, som hun siger.

»Du har ikke brug for flere informationer. Rejs dig hellere og gå en tur. Eller kig ud ad vinduet. Det er langt bedre for din hjerne end at scrolle retningsløst rundt på mobilen, som vi alle nemt kommer til, når vi har den indenfor rækkevidde.«

Hvis du har en butik, slutter du typisk dagen med at vende skiltet i døren, så siden med ’lukket’ vender udad.

Det samme skal du gøre, når du som leder forlader dit kontor. I hvert fald i overført betydning.

Det er nemlig vigtigt at fortælle din hjerne, at det nu er tid til at give slip på alt det, der handler om dit arbejde.

»I løbet af arbejdsdagen kører der alle mulige tanker og bekymringer rundt i hovedet på dig. Dem skal du forsøge at lukke ned for, når du går hjem. Ellers risikerer du at bære dem med ind i din fritid, hvor de kan fylde og tage plads fra det, du gerne vil bruge din tid og energi på uden for arbejdet,« siger hun.

Og det kan du hjælpe din hjerne med ved at rydde op. Helt konkret. Både på computeren og på dit skrivebord.

Luk alle faner, programmer og dialogbokse. Det er en måde at fortælle din hjerne, at det er tid til at parkere alle de samtaler om arbejde og opgaver, der kører i dit hoved. Sorter også gerne bunkerne med papirer på skrivebordet. Hjernen elsker systemer og orden. Når der er orden omkring dig, øger det chancen for, at der også er orden i din hjerne, forklarer hun.

Slut gerne dagen af med at spørge dig selv om, hvad du har opnået i dag. Som leder og vidensarbejder kan du ikke med det blotte øje se, hvad du har opnået. Det giver ifølge Susanne Odgaard klarhed og ro at minde dig selv om, hvilke opgaver du har løst. Måske hjalp du en medarbejder med at nå ind til kernen af en opgave. Måske fik du sammen med dine lederkolleger lavet en skarpere strategisk prioritering.

Et andet godt spørgsmål at runde arbejdsdagen af med er, hvad der er gået godt. Et spørgsmål, der læner sig op ad den positive psykologi og handler om at »bære det gode med sig og lære af det,« som hun udrykker det.

Små, overskuelige skridt
At vide, hvad der skal til for at skabe et arbejdsliv i balance, er én ting. At omsætte det til praksis er, som Susanne Odgaard selv bemærker det i slutningen af sin bog, noget helt andet. Spørgsmålet er, hvordan du skaber gode vaner, der varer ved og bliver en naturlig del af den måde, du arbejder på.

Hendes råd er at starte i det små og gøre det så let og overskueligt, at det er svært at finde undskyldninger for ikke at gøre det.

»Det er med arbejdsvaner som med træningsvaner. Hvis du slår et for stort brød op, er det dømt til at mislykkes. De teknikker og redskaber, jeg kommer med her og i bogen, fører ikke til, at du skal bruge mere tid. Det er bare en anden måde at gøre tingene på,« siger hun og understreger, at du ikke behøver at indføre det hele på én gang.

»Måske skal du starte med de tre spørgsmål om morgenen og så sætte dig for at gøre det i en periode på tre uger. Det vil formentlig være til at overskue. Og samtidig nok til, at du kan mærke, at det gør en forskel,« siger hun.

»Det handler om at tage et skridt ad gangen,« forklarer hun. »Og så bygge på i det tempo, der giver mening for dig. Det er vejen frem.«

Et lille hack er, tilføjer hun, at prøve de forskellige teknikker af sammen med en kollega eller måske hele holdet. På den måde forpligter man hinanden til at holde fast. Og så har man også andre at vende med, hvordan forsøget går.

I dag føler Susanne Odgaard aldrig for alvor, at hun har travlt. Selv ikke, når to-do-listen er lang. For nu ved hun, at hun laver det, som er vigtigst. Og derfor tøver hun ikke med at kalde sin metode for et »mirakel«.

»Det lyder højtravende. Men for mig har det virkelig været en øjenåbner, hvor stor forskel selv små ændringer i ens arbejdsvaner kan føre med sig.«

‘The Work-Life Miracle’ er udkommet på Futureworks.