Mere tid og bedre beslutninger? 4 opgaver, du som leder kan bruge AI til (plus et særligt tip)

En fyldt kalender, en bugnende indbakke og masser af beslutninger, som venter på at blive truffet.

Som leder har du mulighed for at sætte retning og gøre en forskel. Men med jobbet følger som regel også en tæt pakket hverdag, hvor det kan være svært at få tid og overskud til at nå det hele.

Med den teknologiske udvikling er der dog hjælp at hente. De senere år har generativ AI nemlig udviklet sig med så hastige skridt, at teknologien kan lette din hverdag som leder og føre til bedre og mere kvalificerede beslutninger.

Sådan lyder det fra Barbara Myhre Isaksen, som igennem en årrække har specialiseret sig i AI og i dag er ansat som senior cloud & AI lead i Microsoft Denmark.

»AI kan ikke bare gøre arbejdsgangene lettere for medarbejderne, men bestemt også for lederne – det handler bare om at lære, hvordan man udnytter teknologien bedst muligt,« siger hun og tilføjer, at man som leder ikke skal være bange for at tage AI i brug i frygt for, at det vil gøre én overflødig.

Ved at udnytte potentialet i AI kan man faktisk få mere tid og overskud til det, hun ser som lederens fornemmeste opgave: Nemlig den menneskelige kontakt.

»Det, som ikke kan erstattes,« som hun siger.

Mange ledere bruger ifølge Barbara Myhre Isaksen allerede AI til at løse konkrete opgaver – som at skrive e-mails eller tekster til PowerPoint-præsentationer. Men der, hvor AI kan skabe allerstørst værdi, påpeger hun, er ikke som opgaveløser, men som personlig sparringspartner.

»Som leder er der sjældent kun ét rigtigt svar. Og derfor har du brug for en masse perspektiver og input til de beslutninger og valg, du træffer i din hverdag. Her kan AI være en kæmpe hjælp, fordi den netop kan udfordre dig og gøre dig opmærksom på blinde vinkler – og så er den ovenikøbet altid til at få fat på,« siger Barbara Myhre Isaksen, der her peger på fire konkrete opgaver, hvor AI kan gøre din hverdag som leder lettere og hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger.

Du har selvfølgelig helt styr på, hvordan du som leder bruger din tid. Eller har du?

Ifølge undersøgelser har mange ledere et skævt billede af, hvordan de bruger deres sparsomme tid. Typisk bruger de mindre tid på strategisk arbejde, end de går og tror. Og derfor kan det være en god idé at stoppe op og undersøge, hvor meget tid du rent faktisk bruger på de forskellige opgaver.

Og netop det kan AI hjælpe dig med. I hvert fald hvis du er flittig til at notere dine opgaver i din kalender. I så fald kan du give din AI-model adgang til din kalender og bede den om at gennemgå dine kalenderbegivenheder – for eksempel for de sidste tre måneder.

Fortæl modellen, hvilke kategorier den skal inddele efter – for eksempel ’kundemøder’, ’interne møder’, ’transport’ og ’fokustid’ – og bed den præsentere resultatet i et cirkeldiagram. Og bum. Så har du et overblik over, hvad du i virkeligheden bruger din dyrebare tid på.

Hvis du fortæller modellen, hvad der er vigtigst i din ledelse, kan den vurdere, om dit tidsforbrug passer til dine prioriteter. Måske bruger du for meget tid på nogle opgaver og for lidt på andre?

AI kan ikke bare hjælpe dig med at skabe overblik over dit generelle tidsforbrug, men også over de enkelte opgaver.

En opgave, som ledere typisk bruger en hel del tid på, er at besvare mails. Måske hører du til dem, der tager mailbunken fra en ende af og arbejder dig igennem. Problemet er, at alle mails ikke er lige vigtige. Ved at besvare dem i kronologisk rækkefølge risikerer du at bruge tid på opgaver, der kan vente, mens vigtigere opgaver bliver unødigt forsinket.

Ved at give din AI-model adgang til din indbakke – og fortælle den om dit strategiske fokus – kan du få den til at lave en prioriteret liste over, hvilke uåbnede mails du skal svare på først.

Jo mere, du klæder modellen på, des bedre og mere logisk en prioritering vil den kunne lave. Forklar den, hvad der lige nu er dine vigtigste projekter og områder, og bed den tage højde for relationen til afsender, deadlines og potentielle konsekvenser ved forsinket svar.

Bed også om en begrundelse for prioriteringen. Det giver dig indblik i, hvilke kriterier den har lagt vægt på, og mulighed for at vurdere, om prioriteringen stemmer overens med dine strategiske mål. Samtidig bliver det lettere at justere instruktionen, hvis du oplever, at modellen lægger vægt på noget forkert.

Møder er en af de aktiviteter, der fylder mest i mange lederes kalender. Derfor kan selv små forbedringer i kvaliteten af mødeforberedelsen og opfølgningen give et stort udbytte. Det kan for eksempel være med til at sikre, at møderne ikke kun handler om status, men faktisk fører til reelle beslutninger.

Og her kan AI være en stor hjælp.

Før mødet kan AI skabe overblik over relevant materiale og hjælpe dig med at formulere en klar dagsorden og de vigtigste beslutningspunkter. Du kan også sparre med den om, hvilke kritiske spørgsmål du som leder bør stille under mødet for at udfordre antagelser, kvalificere beslutninger og sikre, at mødet når sit mål.

Efter mødet kan den strukturere dine noter, skrive et referat, udarbejde en liste over beslutninger og opfølgningspunkter samt formulere en kort opfølgningsmail til deltagerne. På den måde bruger du mindre tid på administration og mere tid på de ledelsesopgaver, der skaber værdi.

Igen er det vigtigt, at du klæder din AI-model godt på til opgaven. Beskriv mødets varighed, deltagere og målet med mødet. Samt eventuel anden kontekst, som kan have betydning for, hvordan mødet skal forløbe.

Du får allermest ud af din AI-model, når du bruger den som din personlige sparringspartner.

AI er nemlig eminent til at give konstruktiv feedback på dit arbejde. Det gælder, uanset om du skal forberede en vigtig præsentation, skrive et strategioplæg, formulere en vanskelig e-mail eller træffe en kompleks beslutning.

Beskriv konteksten. Og bed modellen om at udfordre dine argumenter, pege på blinde vinkler eller vurdere, om din kommunikation er klar og overbevisende.

Du kan også bede den indtage forskellige perspektiver – for eksempel som medarbejder, kunde, bestyrelsesmedlem eller en kritisk interessent. På den måde kan AI bruges som djævlens advokat, der udfordrer din tænkning og hjælper dig med at få øje på eventuelle svagheder i din argumentation.

Ideen er altså ikke, at AI skal give dig svarene, men derimod hjælpe dig med at kvalificere dit arbejde og ikke mindst de beslutninger, du træffer. Når du bruger AI som din sparringspartner, bliver teknologien ikke en erstatning for din dømmekraft, men et redskab til at gøre den endnu skarpere.

Det kan måske virke uoverskueligt at skulle skrive en lang smøre med kontekst, når du skal prompte din AI-model. Lidt nemmere bliver det, hvis du sørger for at arbejde i den samme samtale. Så husker modellen det, I allerede har talt om. Men du undgår ikke at skulle sætte ord på den specifikke opgave, du vil have hjælp til.

Og det behøver du faktisk slet ikke at skulle sidde ved tastaturet for at gøre. De fleste AI-modeller har nemlig i dag en funktion, der gør det muligt at tale til modellen. Det betyder, at du kan beskrive opgaven til modellen i tale, mens du går en tur ned ad gangen eller kører på arbejde.

Ofte bliver resultatet bedre, når du taler til AI i stedet for at skrive. De fleste forklarer sig mere udførligt, når de taler, og det giver modellen den kontekst og de detaljer, den har brug for til at levere gode, præcise svar.