Sådan oplærer du bedst dine nye medarbejdere – også i en coronatid

Som leder er det dit ansvar at hjælpe den nye medarbejder ved at sørge for, at overgangen fra ny til etableret medarbejder bliver en succes.

Line Sander har udgivet bogen Sidemandsoplæring – videndeling i praksis, og er desuden en erfaren foredragsholder, underviser og direktør for Supplement A/S. Her giver hun sine syv bedste råd til dig som leder, så du sikrer en succesfuld oplæring af nye medarbejdere – også i en virkelighed, hvor corona-restriktioner kan begrænse den fysiske interaktion.

»Det er en klassisk fejl, at man som leder vælger den fagligt mest solide eller erfarne til at undervise. For det er langt fra sikkert, at vedkommende også er den bedste formidler,« siger Line Sander.

Det vigtigste er, at underviseren evner at spore sig ind på den nye kollegas forudsætninger: Hvad ved vedkommende allerede, og hvad er der behov for at lære?

Derfor gælder det om meget hurtigt at få afdækket, hvilke faglige kvalifikationer den nye medarbejder har, så der ikke bruges unødig energi på at oplære en nyansat i opgaver, der allerede mestres. Og det er ikke så nemt, som det lyder, påpeger Line Sander.

»Den gode underviser har empati og kan aflæse andre mennesker. Desuden evner vedkommende at se, hvor den nye medarbejder er i forhold til de færdigheder, der er nødvendige for at varetage sit nye job. Her er det som leder en vigtig opgave, at man udvælger den rette underviser. Er man i en større virksomhed, kan det være en fordel at have flere at trække på,« siger Line Sander.

Der kan også være meget forskellige uddannelsesplaner fra virksomhed til virksomhed, hvor nogle er strukturererede og formaliserede, er andre mere ad hoc-prægede. Uanset hvad, er en tommelfingerregel, at man skal afsætte god tid til oplæringen. Tid, der – vel at mærke – er dedikeret udelukkende til det.

»Jeg hører ofte om undervisningsansvarlige, der bliver spurgt af deres chef, om de ikke lige kan klare undervisningen samtidig med deres andre opgaver. Som leder er det nødvendigt, at du aktivt fjerner opgaver fra den, der skal lære en nyansat op i de kommende arbejdsopgaver. Gerne, så der bliver friholdt 10-15 procent af den normale arbejdsbyrde, hvis man vil have den gode oplæring. Det er ikke noget, der kan klares på telefonen, mens din medarbejder alligevel er på vej i bilen til næste opgave. Derfor er du som leder nødt til at prioritere oplæring,« siger Line Sander.

»Det er motiverende for en nyansat, hvis du giver klart udtryk for, hvad målet med oplæringen er. At du som leder kan sige: ”Om en uge kan du løse x opgaver i vores system og om en måned har du lært y funktioner”.«

Line Sander understreger dog, at man også skal være opmærksom på de helt simple ting. Der kan nemlig være en tendens til, at højt specialiserede nyansatte i nichefunktioner ofte bliver glemt, fordi der er store forventninger til deres faglige niveau. Men en måned senere ved de stadig ikke, hvordan kaffemaskinen virker, eller hvor der er nyt papir til printeren.

Uanset hvordan det går, er det dit ansvar som leder hele tiden at følge op på, hvordan læringsprocessen skrider frem.

»Det nytter ikke noget, at man peger fingre ad underviseren, hvis man ikke er nået i mål til den aftalte tid. Spørg derfor ofte den nyansatte, hvordan det går – og gør det i enerum. De færreste har lyst til at skabe en potentielt dårlig relation til en kommende kollega ved at sige, at man ikke får det ud af undervisningen, som man havde håbet,« siger Line Sander.

Mange gennemgår personlighedsanalyser inden ansættelsen – og ved hjælp af dem, kan du ofte nå langt som leder, når det gode undervisningsforløb skal tilrettelægges.

»Der er et hav af parametre, der kan skrues på i undervisningsforløb. Men ofte bliver vi meget fokuserede på funktionaliteter. ”Nu vil jeg gerne have, at du finder F7 på dit tastatur og trykker på den”, siger vi, inden vi overhovedet har sat os ind i, hvem vi underviser,« siger Line Sander og fortsætter:

»Her er det en god ide, at du som leder skaber rammerne for, at den nye medarbejder og underviseren har en samtale om, hvordan den nye medarbejder lærer bedst. Nogle er meget taktile og ønsker at have tingene i hænderne, mens andre er mere abstrakt tænkende. Jo mere du som leder kan forberede dig på, hvad det er for en person, der skal undervises, jo bedre kan du også understøtte den undervisning, der bliver givet.«

Det giver en række udfordringer for oplæringen af nye medarbejdere, påpeger Line Sander, der opfordrer til, at man – i den grad, det kan lade sig gøre – prioriterer, at oplæringen sker fysisk. Også selvom det kan lade sig gøre at undervise virtuelt.

»Generelt er det klart en fordel, at man har fysisk undervisning. Det er ofte en meget usikker situation, man står i som ny medarbejder, hvor man er nervøs for de kommende opgaver. Kan jeg alt det, de forventer? Hvordan passer jeg ind med de andre kolleger? Det er ofte lidt vanskeligere at finde de små åndehuller, hvis al undervisning sker over skærmen,« siger Line Sander.

»Man skal ikke tage fejl af, hvor meget, der bliver afkodet af en ny medarbejder, når der er indkaldt til et møde. Den løse snak inden mødet begynder, er en stor hjælp, men hvis alle logger på ét sekund inden mødets start på Zoom eller Teams, mister man som nyansat mange informationer, der kan virke trivielle for andre,« siger Line Sander og fortsætter:

»Her er det lederens ansvar at træde til og være kulturformidler og holdningsbearbejder. Tag de uformelle og empatiske samtaler med den nye medarbejder. Kommentér på det, du ser, hvis I mødes virtuelt og hold dem gerne før og efter egentlige møder. Det er jo skønt, at man kan nå mange møder, når de foregår virtuelt, men det giver også en følelse af at være i en transithal. Her er det altså lederens opgave at tage særligt hånd om en ny medarbejder.«

»Hvor den fysiske undervisning måske fungerer bedst i halve timer, skal den skaleres ned, når undervisningen foregår online. Jeg ser det selv, når jeg underviser eller afholder kurser. I den fysiske verden går det fint med 45 minutter, men online begynder den mælkehvide hinde at glide ned over øjnene efter den halve tid. Vi har ganske enkelt sværere ved at absorbere viden online,« siger Line Sander.

Og det er der faktisk en god forklaring på, påpeger hun. Viden optages bedre, når der knytter sig noget fysisk til indlæringen. De fleste kan huske, hvordan et givent undervisningslokale så ud, lugtede eller om døren bandt – også selvom oplevelsen ligger år tilbage. Men hvis den proces foregår i ens eget hjem, er der færre kroge at hænge læringen op på. Derfor er det altså essentielt at revurdere sin onboarding, når den foregår digitalt.